Tietosuojaseloste

Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto r.y. (Teosto) on säveltäjien, sanoittajien, sovittajien ja musiikinkustantajien tekijänoikeusjärjestö, jonka tehtävänä on hallinnoida edustamiensa koti- ja ulkomaisten tekijöiden musiikkiteoksia, myöntää niihin käyttölupia ja tilittää teosten käytöstä saatavat korvaukset tekijöille.

Teosto on sitoutunut suojaamaan nykyisten ja tulevien oikeudenomistajiensa, musiikin käyttäjäasiakkaidensa ja muiden toimintaansa liittyvien sidosryhmien yksityisyyttä ja käsittelee toiminnassaan näiden henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin, mm.:

• mihin voit ottaa yhteyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa
• millaisia tietoja keräämme ja mistä saamme tiedot
• mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste
• kuinka kauan tietoja säilytetään 
• mihin tietoja luovutetaan ja siirretään
• miten huolehdimme tietoturvasta
• millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on

1. Yhteystiedot

Teosto on rekisterinpitäjä tässä tietosuojaselosteessa kuvamaamassamme henkilötietojen käsittelyssä. Voit olla yhteydessä alla oleviin yhteystietoihin henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa:

Rekisterinpitäjä:

Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto r.y. (y-tunnus: 0117040-7)

Musiikin Satama
Keilasatama 2 A
02150 Espoo

Henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@teosto.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot

Teoston ydintoimintaan kuuluvan tekijänoikeuksien kollektiivihallinnoinnin ohella Teosto on aktiivisesti mukana alan lainsäädäntöön ja käytäntöihin vaikuttamisessa sekä muussa ennen kaikkea musiikkiin keskittyvässä kulttuuritoiminnassa.

Teoston laaja-alainen toiminta edellyttää useiden eri rekisteröityjen ryhmien henkilötietojen käsittelyä. Alla kerromme, mitä tietoja tyypillisesti käsittelemme näistä rekisteröityjen ryhmistä ja mistä lähteistä saamme tiedot. Pyrimme tietoja kerätessämme informoimaan, minkä tietojen antaminen on pakollista, ja mitkä tiedot voit antaa vapaaehtoisesti.

Teoston oikeudenomistajat, edunsaajat ja kustantaja-asiakkaat

Teoston oikeudenomistajia ovat henkilöt, jotka ovat tehneet Teoston kanssa asiakassopimuksen heidän teostensa hallinnoinnista. Käsittelemme oikeudenomistajista tyypillisesti seuraavia henkilötietoja:

• Koko nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Henkilötunnus yksiselitteistä tunnistamista varten, joka on tarpeen mm. tilitysten oikeaksi kohdentamiseksi
• Pankkiyhteystiedot
• Tekijäominaisuus (säveltäjä, sanoittaja, sovittaja)
• Asiakasnumero
• Kansainvälinen tekijänumero (IPI-numero) joka luodaan automaattisesti oikeudenomistajaksi liittymisen yhteydessä, aliakset (salanimet)
• Teostiedot
• Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus)
• Verotiedot, mahdolliset ulosottotiedot ja mahdolliset Teostolle ilmoitetut velat (kuten velat kustantajille)
• Tiedot asiakkuudesta (alku- ja loppupvm), tiedot tapahtumista, joihin henkilö on osallistunut (mukaan lukien tiedot oikeudenomistajan mahdollisista allergioista tai ruokavaliosta)
• Tiedot, joita saamme oikeudenomistajilta asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamisen yhteydessä
• Edunsaajatiedot ja tiedot testamenteista sekä perunkirjat ja kuolinpesän jakokirjat
• Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot

Oikeudenomistajiemme edunsaajat ovat henkilöitä, joille oikeudenomistajan teosten tekijänoikeus on siirtynyt perinnön tai vastaavan oikeuden seurauksena. Edunsaajista käsittelemme tyypillisesti seuraavia tietoja:

• Koko nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• Asiakasnumero
• Pankkiyhteys

Teoston kustantaja-asiakkaat ovat yrityksiä, jotka ovat tehneet Teoston kanssa asiakassopimuksen kustantajan kustantamien sävellysten ja sovitusten sekä niihin liittyvien sanoitusten ja käännösten hallinnoinnista. Käsittelemme kustantaja-asiakkaista tyypillisesti seuraavia henkilötietoja (kyse on henkilötiedoista, mikäli ne ovat yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön):

• Kustantaja-asiakkaan edustajan/yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus)
• Tiedot tapahtumista, joihin kustantaja-asiakkaan edustaja/yhteyshenkilö on osallistunut (mukaan lukien tiedot mahdollisista allergioista tai ruokavaliosta)
• Asiakasnumero

Saamme oikeudenomistajia koskevat tiedot pääasiallisesti henkilöltä itseltään, kuten asiakassopimuksesta ja muista yhteyksistä, kun henkilö toimittaa muita asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyviä tietoja Teostolle (esimerkiksi teosilmoitukset ja itsehallinnointi-ilmoitukset), viranomaisten rekistereistä (esim. Verohallinnon rekisterit), Teoston koti- ja ulkomaisilta jäsen- ja sisarjärjestöiltä ja muilta yhteistyöorganisaatioilta (erityisesti IPI-numero sekä tietoja teosten käytöstä ja tilityksistä) sekä julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä (esimerkiksi asiakkuuden ja asiakkuuden hoidon kannalta olennaisia tietoja). Yhteisteosten oikeudenomistajia koskevia tietoja voimme saada myös muilta kyseisen yhteisteoksen oikeudenomistajilta. Teosten esitys- ja käyttötietoja kerätään myös niitä koskevista esitysraporteista, ohjelmailmoituksista ja muista raporteista.

Oikeudenomistajiemme edunsaajia koskevat tiedot saamme joko edunsaajilta itseltään, kuolinpesältä tai viranomaisilta. Kustantaja-asiakkaiden edustajia/yhteyshenkilöitä koskevat henkilötiedot saamme pääasiallisesti edustajilta tai yhteyshenkilöiltä itseltään, kuten asiakassopimuksesta ja muista yhteyksistä, kun kyseiset henkilöt toimittavat asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyviä tietoja Teostolle, Teoston koti- ja ulkomaisilta jäsen- ja sisarjärjestöiltä sekä muilta yhteistyöorganisaatioilta. Yhteisteosten oikeudenomistajia koskevia tietoja voimme saada myös muilta teoksen oikeudenomistajilta.

Muut kuin Teoston edustamat oikeudenhaltijat/kustantajat

Teoston toiminnasta johtuen voimme käsitellä myös muiden kuin Teoston oikeudenomistajina olevien oikeudenhaltijoiden (säveltäjä, sanoittaja tai sovittaja) tai Teoston kustantaja-asiakkaina olevien kustantajien edustajien/yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jos (i) oikeudenhaltija/kustantaja on toisen tekijänoikeusjärjestön jäsen ja Teostolla on vastavuoroisuussopimus sen tekijänoikeusjärjestön kanssa, jonka jäsen kyseinen henkilö/kustantaja on, jolloin tämä järjestö on valtuuttanut Teoston käsittelemään henkilötietoja tai (ii) oikeudenhaltija/kustantaja ei ole minkään tekijänoikeusjärjestön jäsen, mutta Teosto edustaa kyseistä oikeudenhaltijaa/kustantajaa tekijänoikeuslain mukaisen sopimuslisenssin nojalla.

Edellä mainituista henkilöistä käsittelemme tyypillisesti samoja tietoja kuin Teoston oikeudenomistajista ja kustantaja-asiakkaiden edustajista/yhteyshenkilöistä, siltä osin kuin on tarpeen vastavuoroisuussopimuksen tai sopimuslisenssiä koskevien vaatimusten täyttämiseksi. Ellemme ole toisin maininneet, näiden oikeudenhaltijoiden/edustajien/yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään samoihin tarkoituksiin kuin Teoston oikeudenomistajien ja kustantaja-asiakkaiden edustajien/yhteyshenkilöiden tietoja.

Edellä mainittujen henkilöiden lisäksi käsittelemme myös muiden oikeudenhaltijoiden ja kustantajien edustajien/yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jotka on ilmoitettu Teostolle teosilmoituksissa. Näitä tietoja voivat olla nimi, syntymäaika ja sähköpostiosoite. Tässä mainittujen henkilöiden tietoja käsitellään osana teostietoja heidän tekijänoikeuksiensa turvaamiseksi ja teostietojen hallinnointia, teosten lisensointia ja korvausten tilittämistä varten, minkä lisäksi Teosto voi olla tarvittaessa heihin yhteydessä. 

Musiikin käyttäjäasiakkaat

Musiikin käyttäjäasiakkaat ovat yrityksiä, yhteisöjä tai henkilöitä, jotka ovat tehneet Teoston kanssa sopimuksen Teoston edustamien teosten käytöstä omassa toiminnassaan. Musiikin käyttäjäasiakkaista käsitellään tyypillisesti seuraavia tietoja:

• Luvan haltijana olevan yrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja laskutus- ja maksutiedot
• Yrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, asema/titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Henkilöasiakkaan etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Esityspaikan ja esitysluvan haltijan nimi ja yhteystiedot
• Tiedot haetuista käyttöluvista
• Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus)
• Mahdolliset maksulaiminlyönnit ja perintätiedot
• Asiakasnumero

Saamme musiikin käyttäjäasiakkaita koskevat tiedot pääasiallisesti luvanhakijalta itseltään tai tämän edustajalta puhelimitse, sähköpostitse tai verkkopalveluidemme kautta. Lisäksi voimme kerätä tietoja viranomaisten ja yritysten ylläpitämistä tietokannoista. Musiikin tallennuslupia koskevia tietoja saamme myös Nordisk Copyright Bureau NCB:ltä, joka hallinnoi kootusti pohjoismaisten tekijänoikeusjärjestöjen tallennuslupia. NCB toimii Kööpenhaminassa, Tanskassa. Tapahtuma-asiakkaitamme koskevia tietoja voimme myös saada Teostolle tehdyistä esitysilmoituksista tai Teoston havainnoimista järjestetyistä tapahtumista, joista tapahtuman järjestäjä ei ole ilmoittanut Teostolle.

Potentiaaliset musiikin käyttäjäasiakkaat

Teoston toiminnassa voimme käsitellä myös potentiaalisten musiikin käyttäjäasiakkaiden henkilötietoja mm. musiikin käyttöluvan tarpeen selvittämiseen. Potentiaalisista musiikin käyttäjäasiakkaista käsitellään tyypillisesti seuraavia tietoja: 

• Yrityksen nimi, y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite 
• Yrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, asema/titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite 
• Henkilöasiakkaan etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite 
• Asiakasnumero 

Potentiaalisten musiikin käyttäjäasiakkaiden tietoja saamme joko henkilöltä itseltään tai keräämme niitä julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten julkishallinnon ja yritysten verkkosivuilta sekä viranomaisten ja yritysten ylläpitämistä tietokannoista. 

Musiikin esittäjät

Musiikin esittäjät ovat henkilöitä, jotka esittävät Teoston edustamien tekijöiden teoksia julkisesti ja tekevät esitystapahtumasta esitysilmoituksen Teostolle. Musiikin esittäjistä käsitellään tyypillisesti seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus)
• Muut henkilön vapaaehtoisesti antamat tiedot

Saamme nämä tiedot henkilöltä itseltään.

Yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät sekä viestintä ja palautteen antajat

Näihin rekisteröityjen ryhmiin kuuluu Teoston yhteistyökumppaneina olevia organisaatioita ja henkilöitä, yhteiskunnallisia päättäjiä, vaikuttajia ja muita julkisessa tai muuten yhteiskunnallisessa tehtävässä olevia henkilöitä, joiden Teosto arvioi olevan kiinnostunut järjestön toiminnasta, Teoston järjestämiin tapahtumiin, tilaisuuksiin ja matkoihin osallistuvat henkilöt, palautteen antajat sekä muut henkilöt, jotka ovat ilmaisseet halukkuutensa saada tietoa Teoston toiminnasta sekä muuta viestintää. Näistä ryhmistä käsittelemme tyypillisesti seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi, organisaatio, jota henkilö edustaa, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut henkilön mahdollisesti julkiseksi saattamat tiedot (kuten hänen edustamansa puolue, hänen asemansa puolueessa ja valiokuntajäsenyydet)
• Henkilön tapauskohtaisesti itse antamat tiedot kuten allergiat ja ruokavaliot, kansallisuus, syntymäaika, henkilöllisyystodistuksen numero ja viimeinen voimassaolopäivä ja henkilötunnus (esimerkiksi tilaisuuksiin, tapahtumiin tai matkoihin ilmoittautumisen tai kampanjoiden yhteydessä tai esim. Kulttuurikummitoimintaan liittyen)

Tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuvien ja viestintää tilaavien henkilöiden tiedot saamme henkilöltä itseltään, sisarjärjestöiltämme tai muilta tekijänoikeusjärjestöiltä. Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien edustajien tietoja saamme joko henkilöltä itseltään tai keräämme niitä jäsenjärjestöiltämme, muilta tekijänoikeusjärjestöiltä tai julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten julkishallinnon ja yritysten verkkosivuilta.

Ilmoituskanavan käyttäjät ja ilmoitusten kohteet

Teoston ilmoittajansuojelulain mukaiseen lakisääteiseen ilmoituskanavaan (”whistleblowing-kanava”) liittyen käsittelemme ilmoittajista ja ilmoituksen kohteista seuraavia henkilötietoja:

• Ilmoittajan perustiedot
• Ilmoituksen kohteen perustiedot
• Muut ilmoittajan ilmoittamat henkilötiedot

Henkilötietoja kerätään ilmoittajalta.

Muut tiedot

Kunkin henkilön tietoihin voidaan myös merkitä tämän antama suoramarkkinointia tai muuta viestintää koskeva suostumus tai kielto.

Lisäksi Teoston verkkosivuston käyttäjistä kerätään tietoa evästeiden avulla Teoston evästekäytännössä tarkemmin kuvatulla tavalla. Evästeillä kerättyjä tietoja ei lähtökohtaisesti yhdistetä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin, mutta jotkut evästeillä kerättävät tiedot saattavat olla välillisesti yhdistettävissä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi IP-osoitteet ja yksilölliset laitetunnukset. Käsittelemme tällaisia tietoja henkilötietoina.

Analysoimme myös asiakkaillemme ja postituslistoillamme oleville henkilöille lähettämämme viestinnän toimivuutta ja tehokkuutta keräämällä tietoa siitä, ketkä ovat avanneet lähettämämme sähköpostit ja ketkä ovat klikanneet sähköpostiviesteihin sisältyviä linkkejä. Saamme nämä tiedot alihankkijaltamme, joka käsittelee kyseisiä tietoja Teoston puolesta ja lukuun.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• Oikeudenomistajien ja kustantajien edustajien/yhteyshenkilöiden tietoja käsittelemme asiakassuhteen perustamiseen ja hoitoon, asiakassuhteeseen liittyvään viestintään ja yhteydenpitoon, kotimaisten ja kansainvälisten teos- ja tekijärekisterien ylläpitämiseen, sopimusrekisterin ylläpitämiseen, teosten käyttötietojen keräämiseen ja kohdentamiseen sekä tekijänoikeuskorvausten tilittämiseen niihin oikeutetulle musiikin tekijöille (säveltäjät, sanoittajat ja sovittajat), tekijöiden perikunnille sekä kustantajille. Teoston toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen käsittely on rajat ylittävää (ks. Kohta 5: tietojen luovutukset ja siirrot). Käsittelemme tällöin tietoja asiakassopimuksen sekä lakisääteisen velvoitteen (tekijänoikeuslaki ja yhteishallinnointilaki) perusteella. Voimme tarvittaessa käsitellä tietoja myös oikeutetun edun perusteella.
• Musiikin käyttäjäasiakkaiden tietoja käsittelemme asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon, musiikin käyttöoikeussopimusten mukaisten tekijänoikeuskorvausten laskutukseen ja perintään, asiakkuuteen liittyvään viestintään ja yhteydenpitoon sekä muihin musiikin käyttöoikeussopimuksen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen liittyviin tarkoituksiin. Käsittelemme tällöin tietoja sopimuksen sekä lakisääteisen velvoitteen (erit. tekijänoikeuslaki ja yhteishallinnointilaki) perusteella.
• Potentiaalisten musiikin käyttäjäasiakkaiden tietoja käsittelemme musiikin käyttöluvan tarpeen selvittämiseen ja mahdollisiin oikeudenloukkauksiin reagoimiseen sekä näihin liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseen oikeutetun edun tai suostumuksen perusteella. 
• Musiikin esittäjien tietoja käsittelemme asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon, tehtyjen esitysilmoitusten käsittelyyn sekä tähän suhteeseen liittyvään viestintään ja yhteydenpitoon. Voimme lisäksi käsitellä esittäjien tekemiä esitysilmoituksia käyttölupien valvontatarkoituksissa.
• Whistleblowing-kanavan käyttäjien tietoja käsittelemme ilmoittajansuojelulain mukaisen lakisääteisen ilmoituskanavan tarjoamiseksi ja ko. lain velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Lisäksi käsittelemme tietoja yleisesti seuraavia tarkoituksia varten:

• Tapahtumat ja tilaisuudet. Käsittelemme tietoja tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen sekä näihin liittyvien kutsujen ja tiedotteiden toimittamiseen. Käsittelemme tällöin tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta, jonka henkilö tilannut, tai oikeutetun edun perusteella.
• Viestintä. Käsittelemme tietoja Teoston toimintaan, palveluihin, tilaisuuksiin ja tapahtumiin liittyvään viestintään (ml. sähköpostitse) siltä osin kuin henkilö ei ole kieltäytynyt tällaisesta viestinnästä. Käsittelemme tällöin tietoja oikeutetun edun taikka henkilön antaman suostumuksen perusteella. Tällainen viestintä ei koske asiakkuuteen tai sopimusasioihin liittyvää viestintää, jota toteutamme ylempänä mainituilla perusteilla.
• Tutkimus- ja kehitystoiminta. Käsittelemme tietoja Teoston tuotteita ja palveluita koskevaan tutkimus- ja kehitystoimintaan oikeutetun edun perusteella.
• Edunvalvonta ja oikeudelliset vaateet. Käsittelemme tietoja edunvalvontaan liittyvien tehtävien toteuttamiseen, mahdollisten sopimusrikkomusten, oikeudenloukkauksien ja muiden teosten käyttöön liittyvien epäselvyyksien estämiseen ja selvittämiseen sekä oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen.
• Sosiaalisen median liitännäisten tarjoaminen verkkosivustollamme. Kun käyttäjä vierailee Teoston verkkosivustolla, käyttäjän selaimesta voi automaattisesti siirtyä tietoja siirtyä tietoja, kuten käyttäjän IP-osoite, kolmansille osapuolille sosiaalisen median liitännäisten välityksellä evästeselosteessamme kuvatulla tavalla. Tietojen käsittelyn tarkoitus on sosiaalisen median liitännäisten tarjoaminen verkkosivustomme käyttäjille oikeutetun etumme perusteella.
• Spotifyn musiikkisisällön tarjoaminen verkkosivustollamme. Verkkosivustollamme on käytössä Spotify Play, jonka avulla käyttäjät voivat kuunnella Spotifyn musiikkisisältöä verkkosivustollamme. Kun käyttäjä vierailee Teoston verkkosivustolla, käyttäjän selaimesta voi automaattisesti siirtyä tietoja, kuten käyttäjän IP-osoite, Spotifylle. Tietojen käsittelyn tarkoitus on Spotify Play -toiminnon tarjoaminen verkkosivuston käyttäjille oikeutetun etumme perusteella. Spotify Play -toimintoon liittyvien evästeiden käyttö on kuvattu evästeselosteessamme.
• Laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi. Käsittelemme palveluidemme (ml. viestintämme) käyttöä koskevia tietoja parantaaksemme palveluidemme laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia verkkosivustomme käyttöön liittyviä trendejä. Saatamme myös käyttää henkilötietoja asiakastyytyväisyyskyselyihin varmistaaksemme, että palvelumme vastaavat toiveitasi. Kun mahdollista, käytämme tähän tarkoitukseen vain sellaisia yhdistettyjä tietoja, joista henkilöitä ei voida tunnistaa. Käsittelemme tällaisia tietoja oikeutetun etumme perusteella
• Palautteen käsittelemiseksi. Palautteen antajan tietoja käsittelemme palautteeseen vastaamiseen, palveluiden tuottamiseen tai toiminnan kehittämiseen suostumuksen tai oikeutetun etumme perusteella.

4. Tietojen säilytysaika

Käsittelemme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Voimme ilmoittaa myös erityisistä säilytysajoista tapauskohtaisesti. Pääasialliset säilyttämisajan määrittämiskriteerit ovat seuraavat:

• Oikeudenomistajia koskevat tiedot. Oikeudenomistajien tietoja säilytämme niin kauan kuin oikeudenomistajan ja Teoston välinen sopimus on voimassa sen ehtojen mukaisesti ja hänen Teoston hallinnoimien teostensa (yhteisteokset mukaan luettuina) tekijänoikeus on voimassa (elinikä ja 70 vuotta tekijän kuolemasta tai yhteisteosten osalta viimeisen tekijän kuolemasta). Asiakkuuden päättymisestä huolimatta Teosto voi olla velvollinen säilyttämään tekijänoikeuskorvausten tilitystä varten tiettyjä tätä tarkoitusta varten tarpeellisia tietoja niin kauan kuin tekijän tekijänoikeudet teokseensa ovat voimassa.
• Muut sopimuksen perusteella käsittelemämme tiedot. Muilta osin säilytämme sopimukseen, kuten musiikin käyttölupiin, perustuvia tietoja niin kauan kuin on tarpeen sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, ellei säilytykseen kohdistu lakiin perustuvaa pidempää säilytysaikaa (kuten kirjanpitolakiin perustuva säilytysvelvollisuus), jolloin säilytämme tarpeelliset tiedot tämän ajan.
• Viestintään käytettävät tiedot. Teoston viestintään käytettäviä henkilötietoja (ml. aiemmin Teoston toiminnassa mukana olleet henkilöt sekä sidosryhmiin kuuluvat henkilöt) säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii tehtävässä, jossa hänen oletetaan olevan kiinnostuneen Teoston toiminnasta, eikä henkilö ole pyytänyt tietojensa poistamista.
• Tiedot tilaisuuksista ja tapahtumista. Tiedot osallistumisesta Teoston järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin säilytetään tapauksesta riippuen noin 3-5 vuotta.
• Laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi käsiteltävät tiedot. Palveluidemme laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi käsittelemämme tiedot säilytetään tietojen keräämiseen käyttämästämme palvelusta riippuen 3-5 vuotta.
• Tiedot kielloista. Mikäli henkilö on kieltäytynyt Teoston viestinnästä tai tutkimuksista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.
• Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot. Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot säilytämme enintään viisi vuotta (ilmoituksen saapumisesta), jollei niiden säilyttäminen tämän jälkeen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Jos olet luonut Teoston verkkopalveluihin verkkopalvelutunnukset, sinulla on mahdollisuus myös itse tarkastaa, korjata ja päivittää tietojasi kirjautumalla palveluun.

5. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Teosto luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi pääsääntöisesti alla kuvatulla tavalla:

• Jäsen- ja sisarjärjestöt, yhteistyöorganisaatiot, muut tekijänoikeusjärjestöt: Oikeudenomistajien perustietoja (nimi, osoite, numerotiedot, IPI-numero) sekä teostietoja voidaan luovuttaa Teoston kotimaisille ja kansainvälisille jäsen- ja sisarjärjestöille sekä muille yhteistyöorganisaatioille tekijänoikeuspalkkioiden oikean tilityksen varmistamiseksi ja muihin teosten hallinnointiin liittyviin perusteltuihin tarkoituksiin alan käytäntöjen mukaisesti. Oikeudenomistajien tietoja voidaan luovuttaa jäsenjärjestöille myös jäsenjärjestöjen oikeutettuja tarpeita varten. Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien edustajien tietoja voidaan luovuttaa muille tekijänoikeusjärjestöille viestintä- ja edunvalvontatarkoituksia varten. Lisäksi voimme Teoston ja käyttäjäasiakkaiden välisten sopimusten sallimissa rajoissa luovuttaa jäsenjärjestöille musiikin käyttöön liittyviä tietoja ja tilastoja, jotka saattavat sisältää tekijä- ja teostietoja.
• Verkkopalvelun käyttäjät: Teoston verkkopalvelun käyttäjillä on pääsy oikeudenomistajien perustietoihin ja teostietoihin (ei kuitenkaan teoksien jako-osuuksiin muilta osin kuin omien teosten osalta). Pääsy muiden tietoihin on välttämätön, jotta verkkopalvelun käyttäjä pystyy asioimaan verkkopalvelussa (esim. tekemään teosilmoitukset).
• Yhteishallinnointilakiin perustuvat luovutukset: Voimme olla velvollisia luovuttamaan tiettyjä henkilötietojasi yhteishallinnointilain perusteella teosten käyttäjille, ellet ole kieltänyt tällaista luovuttamista.
• Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisille viranomaisille (kuten Verohallinto) kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
• Suostumus: Voimme suostumuksesi perusteella luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, esimerkiksi tekijänoikeudellisten lupien hankkimiseksi suoraan oikeudenomistajalta. Pyydämme tällaiset suostumukset erikseen.
• Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietojasi voidaan luovuttaa järjestelyn osapuolille.
• Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten oikeudenloukkauksien tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Alihankkijat: Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita (mm. Teoston ja Gramexin yhdessä omistama GT Musiikkiluvat Oy), jotka käsittelevät henkilötietoja Teoston puolesta ja lukuun. Olemme sopimusjärjestelyin huolehtineet siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
• Käyttäjäasiakkaat: Käyttäjäasiakkaille voidaan luovuttaa esimerkiksi esitysilmoituksiin sisältyviä tietoja, jos luovutus on tarpeen käytöstä sopimiseksi tai korvausten keräämiseksi.
• Kustantaja- ja oikeudenhaltija-asiakkaat: Musiikin käyttäjäasiakkaiden ja esittäjien tietoja esimerkiksi esitysilmoituksista sekä tekijöiden tietoja esimerkiksi cue sheet -dokumenteista voidaan luovuttaa kustantaja- ja oikeudenhaltija-asiakkaille, kun luovutus on tarpeen korvausten oikean tilityksen varmistamiseksi. Lisäksi kustantaja- ja oikeudenhaltija-asiakkailla on pääsy teostensa tietoihin, jotka sisältävät kaikkien tekijöiden nimet ja osuudet teoksesta sekä kunkin tekijän kustantajan nimen.  
• Kolmannet osapuolet tutkimus- ja kehitystoimintaa varten: Voimme luovuttaa tekijä- ja teostietoja (ei jako-osuuksia) sekä esittäjien konserttitietoja ja soittolistoja kolmannelle osapuolelle (esim. järjestelmäkehittäjälle tai tutkijalle) tutkimus- ja kehitystoimintaa varten.
• Kolmannet osapuolet sosiaalisen median liitännäisten ja muiden verkkosivustomme toimintojen tarjoamista varten: Saatamme luovuttaa verkkosivustomme käyttäjien selaimeen liittyviä tietoja sosiaalisen median palveluntarjoajille verkkosivustollamme olevien sosiaalisen median liitännäisten tarjoamiseksi sekä Spotifylle Spotify Play -toiminnon tarjoamiseksi käyttäjille.

Luovutukset ja siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Oikeudenomistajien perus- ja teostietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ja siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolella sijaitseville Teoston sisarjärjestöille sekä muille yhteistyöorganisaatioille tekijänoikeuspalkkioiden oikean tilityksen varmistamiseksi, käyttölupien hankkimiseksi tai myöntämiseksi ja tekijän teosten hallinnointia varten tarpeellisiin tarkoituksiin. Lisäksi käyttäessämme alihankkijaa henkilötietojen käsittelyyn, henkilötietoja saatetaan joissain tapauksissa siirtää EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Edellä mainituissa tilanteissa noudatamme siirrossa tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia ja siirtoperusteita.

6. Tietoturvallisuus

Teosto käsittelee henkilötietojasi tietoturvallisella tavalla ja käyttää asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä tietoturvakeinoja henkilötietojesi suojaamiseen. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyä valvotaan kulunvalvonnalla. Huolehdimme, että ainoastaan niillä työtekijöillä ja Teoston lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen. Teosto noudattaa tietoturvallisuuden varmistamisessa omaa tietoturvapolitiikkaansa.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on tiettyjä lainsäädäntöön perustuva oikeuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla voit tällä hetkellä vaikuttaa tietojesi käsittelyyn:

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstäsi oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Mikäli olet luonut verkkopalvelutunnukset Teoston verkkopalveluihin, voit myös itse päivittää tietojasi kirjautumalla palveluun. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) lainsäädännön mukaisilla perusteilla. Siltä osin kuin kyse on ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan kautta tulevista ja ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitetuista tiedoista, rekisteröidyn oikeutta tarkastaa henkilötietojaan voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Hänellä on myös oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain mukaisesti.
• Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuin keinoin, kuten painamalla viestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehtyjen toimenpiteiden lainmukaisuuteen.
• Tietojen siirtäminen: Voit myös halutessasi saada siirretyksi antamasi henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
• Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin vastustamisoikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käsittelyn suoramarkkinointia sekä siihen liittyvää profilointia varten painamalla viestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Koska Teosto ei varsinaisesti harjoita suoramarkkinointia, Teoston viestinnän osalta kielto-oikeus koskee sellaista Teoston viestintää, jota toteutamme oikeutetun edun perusteella.
• Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.  Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Siltä osin kuin kyse on ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan kautta tulevista tiedoista, rekisteröidyllä ei ole oikeutta vedota henkilötietojen rajoittamiseen.
• Valitusoikeus: Voit tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Päivitetty 22.5.2024