Teosto förbereder sig för ett internationellt uppdateringsprojekt för verk databasen – detta innebär en månads paus i anmälan av verk

Det blir en dryg månads paus i registreringar och uppateringar av verk vid årsskiftet, när den internationella verk databasen ICE uppdateras. ICE-databasen används förutom av Teosto även av STIM i Sverige, PRS i Storbritannien, Koda i Danmark, Tono i Norge och Sabam i Belgien.

Enligt den nuvarande projektplanen genomförs reformen i december–januari 2024–2025. Eftersom det rör sig om ett systemprojekt, kan tidtabellen ändras. På den här sidan har vi sammanställt aktuell information om tidtabellen för ICE-databasreformen och dess konsekvenser för Teostos kunder.

• Se konsekvenserna för Teostos anslutna upphovsmän
• Se konsekvenserna för Teostos förläggarkunder
• Se konsekvenserna för Teostos artistkunder
• Se konsekvenserna för Teostos musiklicenskunder

Denna artikel kommer att uppdateras i takt med att informationen ändras.

Projektet i korthet

Teosto har använt den internationella verk databasen ICE sedan 2015. Systemet drivs av det internationella bolaget International Copyright Enterprise, som ägs av bl.a. upphovsrättsorganisationerna STIM i Sverige och PRS i Storbritannien.

ICE-verk databasen innehåller uppgifter om upphovsmän och förläggare för över 47 miljoner verk samt fördelningsandelar. Nu håller databasen på att uppdateras till en ny, effektivare version som heter ICE Cube.

Syftet med databasuppdateringen är att påskynda och effektivisera behandlingen av uppgifter om verk samt säkerställa kontinuiteten i verk databasen.

Den nya verk databasen tas i bruk i januari 2025. Detta föregås av en ca en månad lång frysning av databasen (en s.k. frysningsperiod), varvid nya verk eller uppgifter om förlagsavtal inte kan läggas till i databasen och ändringar inte kan göras i redan registrerade uppgifter om verk.

Konsekvenser av databasuppdateringen för Teostos kunder

• Se konsekvenserna för Teostos anslutna upphovsmän
• Se konsekvenserna för Teostos förläggarkunder
• Se konsekvenserna för Teostos artistkunder
• Se konsekvenserna för Teostos musiklicenskunder

Konsekvenser för Teostos anslutna upphovsmän

Sista dagen för att göra verkanmälan i Teostos webbtjänst innan frysningsperioden är onsdagen den 11 december 2024. (Ifall du har ett förlagsavtal, kom överens med din förläggare om vem som gör anmälan.)

Efter detta datum kan verkanmälan göras nästa gång i mitten av januari, när den nya ICE Cube-databasen har tagits i bruk.

Vår rekommendation är fortfarande att verkanmälan görs genast när verket är färdigt och man har kommit överens om dess andelar – verkanmälan kan göras redan innan verket publiceras.

Eftersom det blir ett betydande uppehåll i mottagningen och registreringen av verkanmälan ber vi dig anmäla alla färdiga verk så snart som möjligt – dock senast den 11 december 2024.

Under frysningsperioden är Teostos webbtjänst öppen, men egna verk kan inte redigeras och nya verk kan inte anmälas.

Du kan bläddra i den allmänna verksökningen och bland dina egna verk i webbtjänsten, men uppgifter om verk söks i den frysta databasen. I praktiken visas i databasen de verk som både har anmälts senast den 11 december 2024 och som har hunnit behandlas senast den 13 december 2024.

För obekräftade och oidentifierade verk gäller samma sak – i webbtjänsten visas situationen för den frysta databasen. Obekräftade verk kan inte bekräftas under frysningsperioden.

Om det anmälda verket innehåller avvikande arrangemangsandelar (eller om verket kräver annan manuell behandling) är det möjligt att verket inte hinner behandlas före den 13 december 2024, varvid det kommer i den internationella verk databasen först i januari 2025, när den nya ICE Cube-databasen har tagits i bruk.

Under frysningsperioden kan Teosto inte heller lägga till verk i databasen eller uppdatera uppgifter om verk.

– –

Anmälan om självförvaltning kan inte göras under frysningsperioden, dvs. sista dagen för att göra en anmälan om självförvaltning är onsdagen den 11 december 2024. Anmälningar om självförvaltning som inkommit fram till detta datum behandlas omedelbart efter att verk databasen ICE Cube tagits i bruk.

Efter frysningen av verk databasen kan man göra anmälningar om självförvaltning nästa gång i mitten av januari, när den nya ICE Cube-databasen har tagits i bruk.

Observera att anmälan om självförvaltning ska lämnas in senast 30 dagar före det datum då självadministrationen ska börja. Anmälan om självförvaltning för januari–februari 2025 bör alltså göras senast den 11 december 2024.

Det är bra att komma ihåg att självförvaltningsanmälan kan endast kan göras för verk som finns i verk databasen. Om du vill självförvalta ett nytt verk, gör först en verkanmälan i god tid (för vanliga verk minst två arbetsdagar i förväg) så att du hinner göra självförvaltningsanmälan innan frysningsperioden.

– –

Reklamationer kan göras som vanligt i anknytning till verk som finns i databasen.

– –

Uppdateringen av databasen påverkar inte decemberavräkningen som görs den 12 december 2024, eftersom avräkningen redan har gjorts när frysningsperioden börjar. De praktiska arrangemangen för marsavräkningen görs först efter frysningsperiodens slut.

Konsekvenser för Teostos förläggarkunder

Sista dagen för att registrera uppgifter om förlagsavtal i Teostos webbtjänst innan frysningsperioden är måndagen den 2 december 2024.

Efter detta datum kan uppgifter om förlagsavtal registreras via webbtjänsten nästa gång i mitten av januari, när den nya ICE Cube-databasen har tagits i bruk.

Eftersom det kommer att bli ett betydande uppehåll i registreringen av uppgifter om förlagsavtal, ber vi dig att anmäla alla kända förlagda verk eller uppgifter om förlagsavtal till tidigare registrerade verk så snart som möjligt – dock senast den 2 december 2024.

Under frysningsperioden kan Teosto inte heller uppdatera uppgifter om förlagsavtal eller lägga till dem i verken.

Konsekvenser för Teostos artistkunder

Anmälan om framförande kan också göras under frysningsperioden av verk databasen, men framförda verk söks i den frysta databasen. I praktiken visas i databasen de verk som både har anmälts senast den 11 december 2024 och som har hunnit behandlas senast den 13 december 2024. (Mer information finns i avsnittet Konsekvenser för Teostos anslutna upphovsmän.)

Om framförandet innehåller verk som inte finns i verk databasen rekommenderar vi att anmälan om framförande görs först efter att ICE Cube-databasen tagits i bruk (i mitten av januari).

Deadline för anmälningar om framförande i oktober–december är den 31 januari 2025, vilket innebär att man hinner göra anmälan om framförande före deadline även efter frysningsperioden. Kom ihåg att först göra en verkanmälan i webbtjänsten och därefter en anmälan om framförande.

Konsekvenser för Teostos musiklicenskunder

Databasuppdateringen har inga konsekvenser för musiklicenskunder.

Vanliga frågor och svar om databasuppdateringen

Varför kan jag inte anmäla nya verk eller uppgifter om förlagsavtal eller redigera uppgifter om verk och förlagsavtal mellan den 12 december 2024 och mitten av januari 2025?

ICE-verk databasen som används av Teosto (och upphovsrättsorganisationer i fem andra länder) uppdateras till en ny version. Som en del av uppdateringen fryser man verk databasen, dvs. nya verk eller uppgifter om förlagsavtal kan inte läggas till i databasen och uppgifter om verk i databasen kan inte ändras.

Kan Teostos personal redigera uppgifter om verk eller förlagsavtal under frysningsperioden?

Nej. Under frysningsperioden är verk databasen fryst och det går inte att göra några ändringar i den.

Varför uppdateras verk databasen?

Den internationella verk databasen ICE har använts redan i flera år. Databasen uppdateras till den nya ICE Cube-databasen, så att verkuppgifterna kan behandlas effektivare och snabbare. Uppdateringen kommer att ha en positiv inverkan på såväl datakvaliteten och databehandlingen, så som systemens hastighet.

Förändras inlämnandet av verkanmälan på något sätt i samband med uppdateringen av databasen?

Processen för anmälan av verk förblir densamma som tidigare.

Påverkar ändringen avräkningarna?

Överföringen påverkar inte avräkningsbeloppen, rapporter eller avräkningsprinciperna.

När sker övergången och vilka tjänster påverkas?

Överföringen till den nya verk databasen ICE Cube börjar enligt den nuvarande planen i mitten av december. Verk databasen kommer att frysas så att verk som anmälts senast den 11 december 2024 och behandlats senast den 13 december kommer med i den databas som ska frysas. På samma sätt kommer uppgifter om förlagsavtal som registrerats före den 2 december och behandlats före den 13 december i den databas som ska frysas.

På denna sida listas konsekvenserna för tjänsterna för anslutna upphovsmän, förläggare och artister.

Du kan bli kund hos Teosto som vanligt även under uppdateringen av verk databasen.

Hur har Teosto säkerställt den nya verk databasens funktion?

Alla upphovsrättsorganisationer som använder ICE-systemet (PRS, STIM, Teosto, Koda, Tono, Sabam) har testat tjänsten som ett samarbete både tekniskt och operativt. Teostos projektteam har testat systemet i över ett år för att säkerställa att systemet är av hög kvalitet och uppfyller både Teostos och våra kunders behov.

Överförs alla gamla uppgifter om verk direkt till den nya verkdatabasen?

Ja, alla uppgifter om verk och upphovsmän, förlagsavtal och fördelningsandelar uppdateras i den nya verk databasen ICE Cube.

Påverkar ändringen webbtjänstens avräkningsvy?

Nej, det gör den inte.

Var får jag mer information eller hjälp i problemsituationer?

Teostos kundtjänst eller din utsedda kundansvariga.