Teosto valmistautuu kansainväliseen teostietokannan päivityshankkeeseen – teosten ilmoittamiseen tulossa kuukauden tauko

Teostietojen rekisteröintiin ja muokkaamiseen tulee reilun kuukauden mittainen tauko vuodenvaihteessa, kun kansainvälinen ICE-teostietokanta päivittyy. ICE-tietokantaa käyttävät Teoston lisäksi Ruotsin STIM, Ison-Britannian PRS, Tanskan Koda, Norjan Tono sekä Belgian Sabam.

Tämänhetkisen projektisuunnitelman mukaan uudistus toteutetaan joulu–tammikuussa 2024-2025. Koska kyseessä on järjestelmähanke, aikataulumuutokset ovat mahdollisia. Olemme koostaneet tälle sivulle ajantasaiset tiedot ICE-tietokantauudistuksen aikataulusta sekä vaikutuksista Teoston asiakkaisiin.

• Katso vaikutukset Teoston tekijäasiakkaille
• Katso vaikutukset Teoston kustantaja-asiakkaille
• Katso vaikutukset Teoston esiintyjäasiakkaille

Tätä artikkelia päivitetään tarvittaessa projektin tietojen muuttuessa.

Projekti pähkinänkuoressa

Teosto on käyttänyt kansainvälistä ICE-teostietokantaa jo vuodesta 2015 alkaen. Järjestelmää ylläpitää kansainvälinen International Copyright Enterprise -yhtiö, jonka omistajia ovat tekijänoikeusjärjestöistä mm. Ruotsin STIM ja Ison-Britannian PRS.

ICE-teostietokannassa on yli 47 miljoonan teoksen tekijä- ja kustantajatiedot sekä jako-osuudet. Nyt tietokanta on päivittymässä uuteen, tehokkaampaan versioon, joka kulkee nimellä ICE Cube.

Tietokantapäivityksen tavoitteena on nopeuttaa ja tehostaa teostietojen käsittelyä sekä turvata teostietokannan jatkuvuus.

Uusi teostietokanta otetaan käyttöön tammikuussa 2025. Käyttöönottoa edeltää noin kuukauden mittainen tietokannan jäädytysjakso, jolloin tietokantaan ei voi lisätä uusia teoksia tai kustannussopimustietoja eikä tehdä muutoksia jo rekisteröityihin teostietoihin.

Tietokantapäivityksen vaikutukset Teoston asiakkaille

• Katso vaikutukset Teoston tekijäasiakkaille
• Katso vaikutukset Teoston kustantaja-asiakkaille
• Katso vaikutukset Teoston esiintyjäasiakkaille

Vaikutukset Teoston tekijäasiakkaille

Viimeinen päivä tehdä teosilmoituksia Teoston verkkopalvelussa ennen teostietokannan jäädytysjaksoa on keskiviikko 11.12.2024. (Jos sinulla on kustannussopimus, sovi kustantajasi kanssa kumpi ilmoituksen tekee.)

Tuon päivämäärän jälkeen teosilmoituksia pääsee tekemään seuraavan kerran tammikuun puolivälissä, kun uusi ICE Cube -tietokanta on otettu käyttöön.

Suosituksemme on edelleen, että teosilmoitus tehdään heti kun teos on valmis ja sen osuuksista on sovittu – teosilmoituksen voi tehdä jo ennen teoksen julkaisua.

Koska teosilmoitusten vastaanottoon ja rekisteröintiin tulee merkittävä tauko, pyydämme ilmoittamaan kaikki valmiit teokset mahdollisimman pian – kuitenkin viimeistään 11.12.2024.

Jäädytysjakson aikana Teoston verkkopalvelu on avoinna, mutta omia teoksia ei voi muokata eikä uusia teoksia ilmoittaa.

Voit selata yleistä teoshakua ja omia teoksiasi verkkopalvelussa, mutta teostietoja haetaan jäädytetystä tietokannasta. Käytännössä tietokannassa näkyvät ne teokset, jotka on sekä ilmoitettu 11.12.2024 mennessä että ehditty käsitellä 13.12.2024 mennessä.

Vahvistamattomien ja tunnistamattomien teosten osalta pätee sama – verkkopalvelussa näytetään jäädytetyn tietokannan tilannetta. Vahvistamattomia teoksia ei voi vahvistaa jäädytysjakson aikana.

Jos ilmoitettu teos sisältää poikkeavia sovitusosuuksia (tai teos edellyttää muuta manuaalista käsittelyä), on mahdollista, että teosta ei ehditä käsitellä 13.12.2024 mennessä, jolloin se päätyy kansainväliseen teostietokantaan vasta tammikuussa 2025, kun uusi ICE Cube -tietokanta on otettu käyttöön.

Jäädytysjakson aikana myöskään Teosto ei voi lisätä kantaan teoksia tai päivittää teostietoja.

– –

Itsehallinnointi-ilmoituksia ei voi tehdä jäädytysjakson aikana, eli viimeinen päivä tehdä itsehallinnointi-ilmoitus on keskiviikko 11.12.2024. Tuohon päivämäärään mennessä tulleet itsehallinnointi-ilmoitukset käsitellään heti ICE Cube -teostietokannan käyttöönoton jälkeen.

Teostietokannan jäädytyksen jälkeen itsehallinnointi-ilmoituksia pääsee tekemään seuraavan kerran tammikuun puolivälissä, kun uusi ICE Cube -tietokanta on otettu käyttöön.

Huomaathan, että itsehallinnointi-ilmoitus tulee tehdä viimeistään 30 päivää ennen haluttua itsehallinnoinnin alkamispäivää. Tammi–helmikuuta 2025 koskevat itsehallinnointi-ilmoitukset kannattaa siis tehdä viimeistään 11.12.2024.

Lisäksi on hyvä muistaa, että itsehallinnointi-ilmoituksen voi tehdä ainoastaan teoksesta, joka löytyy teostietokannasta. Jos haluat itsehallinnoida uuden teoksen, tee ensin teosilmoitus hyvissä ajoin (tavanomaisille teoksille vähintään kaksi työpäivää aiemmin), jotta ehdit tehdä itsehallinnointi-ilmoituksen ennen jäädytysjaksoa.

– –

Reklamaatioita voi tehdä normaalisti tietokannasta löytyviin teoksiin liittyen.

– –

Tietokantapäivityksellä ei ole vaikutuksia joulukuun tilitykseen 12.12.2024, koska tilitys on jäädytysjakson alkaessa jo tehty. Maaliskuun tilityksen käytännön järjestelyt tehdään vasta jäädytysjakson päätyttyä.

Vaikutukset Teoston kustantaja-asiakkaille

Viimeinen päivä rekisteröidä kustannussopimustietoja Teoston verkkopalvelussa ennen teostietokannan jäädyttämistä on maanantai 2.12.2024.

Tuon päivämäärän jälkeen kustannussopimustietoja voi verkkopalvelun kautta rekisteröidä seuraavan kerran tammikuun puolivälissä, kun uusi ICE Cube -tietokanta on otettu käyttöön.

Koska kustannussopimustietojen rekisteröintiin tulee merkittävä tauko, pyydämme ilmoittamaan kaikki tiedossa olevat kustannetut teokset tai kustannussopimustiedot aiemmin rekisteröityihin teoksiin mahdollisimman pian – kuitenkin viimeistään 2.12.2024.

jäädytysjakson aikana myöskään Teosto ei voi päivittää kustannussopimustietoja tai lisätä niitä teoksiin.

Vaikutukset Teoston esiintyjä-asiakkaille

Esitysilmoituksia voi tehdä myös teostietokannan jäädytysjakson aikana, mutta esitettyjä teoksia haetaan jäädytetystä tietokannasta. Käytännössä tietokannassa näkyvät ne teokset, jotka on sekä ilmoitettu 11.12.2024 mennessä että ehditty käsitellä 13.12.2024 mennessä. (Lisätietoja kohdasta Vaikutukset Teoston tekijäasiakkaille.)

Jos esitys sisältää teoksia, joita ei löydy teoskannasta, suosituksemme on että esitysilmoitus tehdään vasta ICE Cube -tietokannan käyttöönoton jälkeen (tammikuun puolivälissä).

Deadline loka–joulukuun esitysilmoituksille on 31.1.2024, eli esitysilmoituksen ehtii hyvin tehdä ennen deadlinea myös jäädytysjakson jälkeen. Muistathan ensin tehdä teosilmoituksen verkkopalvelussa, ja esitysilmoituksen sen jälkeen.

Yleisiä kysymyksiä ja vastauksia tietokantapäivitykseen liittyen

Miksi en pääse ilmoittamaan uusia teoksia tai kustannussopimustietoja tai muokkaamaan teos- ja kustannussopimustietoja 12.12.2024 ja tammikuun puolivälin välisenä aikana?

Teoston (ja viiden muun maan tekijänoikeusjärjestöjen) käyttämä ICE-teostietokanta päivittyy uuteen versioon. Osana päivitystä teostietokanta jäädytetään, eli kantaan ei voi lisätä uusia teoksia tai kustannussopimustietoja eikä kannassa olevia teostietoja muokata.

Voiko Teoston henkilökunta muokata teos- tai kustannussopimustietoja ICE-tietokannan jäädytysjakson aikana?

Ei voi. Jäädytysjakson aikana teostietokanta on jäädytetty, eikä siihen voi tehdä muutoksia.

Miksi teostietokannan päivitys tehdään?

Kansainvälinen ICE-teostietokanta on ollut käytössä jo useita vuosia. Tietokanta päivitetään uuteen ICE Cube -tietokantaan, jotta teostietoja voidaan käsitellä tehokkaammin ja nopeammin. Päivitys vaikuttaa positiivisesti niin datan laatuun ja käsittelyyn kuin järjestelmien nopeuteenkin.

Muuttuuko teosilmoitusten teko jollain tavalla tietokannan päivityksen yhteydessä?

Teosten ilmoittamisprosessi säilyy entisen kaltaisena.

Onko muutoksella vaikutuksia tilityksiin?

Siirto ei vaikuta tilitysten summiin, raportteihin tai tilitysperiaatteisiin.

Milloin siirtymä tapahtuu, ja mihin palveluihin se vaikuttaa?

Siirtoa uuteen ICE Cube -teostietokantaan aletaan tehdä tämänhetkisen suunnitelman mukaan joulukuun puolivälissä. Teostietokanta jäädytetään niin, että 11.12.2024 mennessä ilmoitetut ja 13.12. mennessä käsitellyt teokset päätyvät jäädytettävään kantaan. Samaten 2.12. mennessä rekisteröidyt ja 13.12. mennessä käsitellyt kustannussopimustiedot päätyvät jäädytettävään kantaan.

Vaikutukset tekijäasiakkaiden, kustantajien ja esiintyjien palveluihin on listattu tällä sivulla.

Teostoon voi liittyä asiakkaaksi normaalisti myös teostietokantapäivityksen aikana.

Miten Teosto on varmistanut uuden teostietokannan toimivuuden?

Kaikki ICE-järjestelmää käyttävät tekijänoikeusjärjestöt (PRS, STIM, Teosto, Koda, Tono, Sabam) ovat testanneet palvelua yhteistyönä niin tekniseltä kuin operatiiviseltakin kannalta. Teoston projektitiimi on testannut järjestelmää yli vuoden, jotta olemme voineet varmistaa, että järjestelmä on laadukas ja vastaa sekä Teoston että asiakkaidemme tarpeisiin.

Siirtyvätkö kaikki vanhat teostiedot suoraan uuteen teostietokantaan?

Kyllä, kaikki teos- ja tekijätiedot, kustannussopimukset sekä jako-osuudet päivittyvät uuteen ICE Cube -teostietokantaan.

Onko muutoksella vaikutusta verkkopalvelun tilitysnäkymään?

Ei ole.

Mistä saan lisätietoa tai apua ongelmatilanteisiin?

Teoston asiakaspalvelusta tai nimetyltä asiakasvastaavaltasi.