Teosto on valjastanut robotit rutiinitöihin
Teoston IT-kehitys on viime vuosina panostanut voimakkaasti prosessien automatisointiin. Ohjelmistorobotiikkaa on kehitetty moneen eri käyttötarkoitukseen ja uusia ”robotteja” suunnitellaan jatkuvasti.
Ohjelmistorobotiikkaa alettiin hyödyntään Teostolla, kun huomattiin, että asiantuntijoiden ajasta iso osa menee puuduttavien rutiinitehtävien suorittamiseen. Robotiikkaa hyödyntämällä Teosto on pystynyt poistamaan triviaaleja työtehtäviä työntekijöiltään sekä parantamaan prosessien laatua ja sujuvuutta.
Ketterää kehittämistä ja kokeilukulttuuria
Musiikin oikeuksien kenttä on jatkuvassa murroksessa ja digitalisaatio on muuttanut toimintaa radikaalisti. Musiikkia käytetään yhä useammissa paikoissa: striimauspalveluissa sekä sosiaalisessa mediassa kuten Instagramissa ja Facebookissa. Koska Teosto kerää musiikin käytön korvauksia monista eri käyttötarkoituksista, digitaalisen kehityksen on oltava jatkuvaa.
”Datan määrä lisääntyy koko ajan hurjasti. Teoston kaltaiselta toimijalta vaaditaan tulevaisuuden ennakoimista ja digitaalista edelläkävijyyttä.” sanoo Teoston digitaalisen strategian ja transformaation toimeenpanosta vastaava Kimmo Kauhanen.
Teknologian hyödyntäminen järjestelmien ja asiakaspalvelun kehittämisessä sekä toiminnan tehostamisessa on keskeinen osa Teoston strategiaa. Viimeisimmällä strategiakaudella on tehty iso hyppäys myös ketterään kehittämiseen ja kokeilukulttuuriin, mikä tukee uusien ratkaisujen ennakkoluulotonta ja rohkeaa kokeilua.
Musiikin oikeuksien kenttä on jatkuvassa murroksessa ja digitalisaatio on muuttanut toimintaa radikaalisti. Datan määrä lisääntyy koko ajan.
Koko henkilöstö mukana
Teosto otti ensimmäiset askeleensa ohjelmistorobotiikan saralla vuonna 2018. Ensimmäinen robotti kehitettiin työvaiheeseen, johon liittyi paljon manuaalista työtä.
”Robotiikkaa päätettiin ensiksi lähteä hyödyntämään television musiikinkäyttötietojen käsittelyssä. Tällä automaatiolla saatiin useita manuaalisia työvaiheita poistettua robotin avulla”, selittää Kimmo Kauhanen.
Ensimmäisen automaation jälkeen robotiikkaa alettiin hyödyntämään muissakin funktioissa. Taloon koulutettiin kaksi omaa kehittäjää, jotta osaamista saataisiin myös talon sisälle. Sisäiset kehittäjät ovat tehneet sittemmin useita robotteja.
”Robotiikkaa on hyödynnetty esimerkiksi esitysilmoitusten käsittelyssä, uuden asiakkaan rekisteröimisessä ja asiakaspalvelun chattibotissa.”
Siitä lähtien talossa on kehitetty useita kymmeniä, pienempiä ja isompia robotiikkakokeiluita.
”Robotiikka on hyvä keino tehostaa toimintaa, parantaa palvelua sekä kehittää henkilöstön osaamista ja työn mielekkyyttä. Kun kartoitimme prosesseja, joissa robotiikkaa voitaisiin hyödyntää, vinkkejä saatiin henkilöstöltä heti runsaasti”, kiittelee Kauhanen.
Työn sisältö muuttuu mielekkäämmäksi
Tällä hetkellä robotit säästävät monen teostolaisen työaikaa poistamalla triviaaleja, manuaalisia työvaiheita. Näin työn kuormittavuus vähenee ja työaikaa vapautuu mielekkäämpiin asiantuntijatehtäviin.
Myös prosessien laatu ja jouhevuus on parantunut.
”Laatu paranee, kun esimerkiksi näppäilyvirheitä ei enää synny. Ohjelmistorobotiikan avulla myös prosessien sujuvuus on parantunut: esimerkiksi asioita, joita aiemmin täytyi tiketin muodossa pyytää erikseen kuukausittain, on nyt saatu ajastettua ja ne tulevat itsestään” Kauhanen selventää.
Lähitulevaisuudessa Teosto haluaa nostaa automaatioastetta vielä enemmän ja edistää digitaalista transformaatiota yhä uudempien teknologioiden käyttöönotolla.
”Automaatiota kiihdytetään koko ajan. Tällä on iso merkitys niin toimintamme laadulle, asiakaskokemukselle kuin henkilöstön työn mielekkyydelle.”