Toimintaohjeita kuorojen esiintymisiin

Muiden järjestämissä tilaisuuksissa esiintymisen lisäksi monet kuorot järjestävät myös itse konsertteja ja tapahtumia, joissa kuoro esiintyy.  Mitä ilmoituksia erilaisissa tapahtumissa esiintyvien ja/tai itse konsertteja järjestävien kuorojen on toimitettava Teostolle? Alla toimintaohjeet yleisimpiin kuoroja koskeviin tilanteisiin.
 

A. Kun kuoro järjestää itse konsertin, tapahtuman tai muun esiintymisen

1. Hae Tapahtumalupa
2. Tee esitysilmoitus
 
Myös kuorojen täytyy hankkia musiikinkäyttölupa silloin, kun kuoro itse järjestää tapahtuman tai konsertin, jossa se myös esiintyy itse tai jossa joku muu esittää musiikkia. Jos kuoron esittämä musiikki ei ole säveltäjän tai musiikkikustantajan itsehallinnoimaa, lupatarpeen kattaa Teoston Tapahtumalupa. Lisätietoa mahdollisesta itsehallinnoinnista voit lukea täältä. 
 
Jos kuoro esiintyy itse järjestämässään tapahtumassa, sen täytyy tehdä tapahtumassa esittämästään musiikista myös esitysilmoitus ja huolehtia siitä, että myös mahdolliset muut esiintyjät tekevät esitysilmoituksen. Esitysilmoituksen kuoro voi tapahtuman järjestäjänä tehdä joko tapahtuma-asiakkaiden verkkopalvelussa tapahtuman tietojen ilmoittamisen yhteydessä erillisellä pdf- tai .jpg-muotoisella liitteellä tai  esiintyjä-asiakkaiden verkkopalvelussa sähköisesti, jos kuorolla on esiintyjä-asiakkaiden käyttäjätunnukset. Hae maksuttomat käyttäjätunnukset (vaatii tunnistautumisen pankkitunnuksilla) tai pyydä tunnukset ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Teoston Tapahtumalupa on jatkuva musiikinkäyttölupa myös kuoroille
Teoston Tapahtumalupa on jatkuva musiikinkäyttösopimus, joka on voimassa siihen saakka, kunnes se irtisanotaan (irtisanomisaika 1 kk). Tapahtumaluvan hinta määräytyy tapahtuman pääsylipputulojen tai kuulijamäärän mukaan. Jos tapahtumassa soitetaan taustamusiikkia esimerkiksi levyltä tai muulta tallenteelta, siitä maksetaan erillinen korvaus. Tapahtumalupa-hakemuksen voi tehdä täällä. 

Tapahtuman tiedot ilmoitetaan Teoston verkkopalvelussa
Kun Tapahtumalupa-hakemus on käsitelty asiakaspalvelussamme, luvan hakija saa sähköpostitse luvasta sopimusvahvistuksen sekä käyttäjätunnukset verkkopalveluun, jossa ilmoitetaan Tapahtumaluvalla järjestettyjen tapahtumien tiedot.  Tapahtumien tietoja voi ilmoittaa ja käsitellä verkkopalvelussa 24/7 eli silloin, kun se tapahtuman järjestäjälle itselleen parhaiten sopii.
 
Ilmoitettavia tietoja ovat tapahtuman päivämäärä, tapahtuman ja sen järjestävän kuoron nimi, tapahtuman lipputulot (tai käsiohjelmien myynnistä saatu tulo) tai pääsymaksuttoman tapahtuman yleisömäärä. Tiedot on ilmoitettava viimeistään 14 vuorokautta kunkin järjestämäsi tapahtuman jälkeen. Kun  tapahtuman tiedot ilmoittaa ajoissa, sen musiikinkäyttökorvauksesta saa 3 % alennuksen.

Esitysilmoituksen tekeminen kuoron itse järjestämässä tapahtumassa esitetystä musiikista
Kun kuoro on itse myös tapahtuman järjestäjä ja Tapahtumaluvan hakija, se voi ilmoittaa kussakin tapahtumassa esitettyjen kappaleiden tiedot samassa ilmoituksessa kuin tapahtuman muutkin tiedot. Lista esitetyistä kappaleista liitetään tapahtumailmoitukseen erillisenä liitteenä esimerkiksi pdf- tai .jpg-dokumenttina.
 

B. Kun kuoro esiintyy jonkun muun järjestämässä tapahtumassa

Kun kuoro esiintyy jonkun muun järjestämässä tapahtumassa kuten esimerkiksi yrityksen, yhdistyksen, tms. pikkujouluissa, kesäjuhlissa, keikalla, konsertissa tai muussa tapahtumassa, tarvittavan musiikinkäyttöluvan hankkimisen hoitaa tapahtuman järjestäjä. Kuoron täytyy kuitenkin edelleen tehdä esittämistään kappaleista esitysilmoitus Teostolle.

Esitysilmoituksen tekeminen jonkun muun järjestämässä tapahtumassa esitetystä musiikista

  • Esitysilmoitus tehdään joko Teoston verkkopalvelussa tai Keikkamobiili-appsilla. Keikkamobiilin voi ladata ilmaiseksi AppStoresta tai GooglePlay-kaupasta.
  • Esitysilmoituksen tekemiseen tarvitaan esiintyjän verkkopalvelutunnukset. Voit hakea maksuttomat tunnukset täältä (vaatii tunnistautumisen pankkitunnuksilla) tai pyydä ne ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
  • Verkkopalveluun on mahdollista tehdä etukäteen valmiita listoja (settilistat) kuoron ohjelmistossa olevista kappaleista, jolloin esitysilmoituksen tekeminen esiintymisten jälkeen on vaivatonta.

Mitä tietoja esitysilmoituksessa ilmoitetaan?

  • Esiintymispäivämäärä
  • Esiintymispaikan nimi
  • Tapahtumanjärjestäjän nimi 
  • Esiintyjän nimi
  • Esitetyt teokset ja teosten kestot
  • Teosten tekijät
Esitysilmoitukseen listataan kaikki esitetyt kappaleet: myös ne, jotka eivät ole tekijänoikeuden suojaamia (ns. vapaat teokset) tai jotka ovat säveltäjän tai musiikkikustantajan itsehallinnoimia. Vapaita teoksia ovat ne, joiden tekijä ei kuulu mihinkään tekijänoikeusjärjestöön tai jos teoksen kaikkien tekijöiden kuolinvuoden päättymisestä on kulunut 70 vuotta tai enemmän.

Milloin esitysilmoitukset tehdään?

Esitysilmoituksen voi tehdä heti tapahtuman jälkeen. Sekä kotimaisten että ulkomaisten esiintyjien esitysilmoitusten toimittamisella on kuitenkin sitovat määräajat, joihin mennessä tiedot on ilmoitettava.
Esiintymisen pvm (aikavälillä) Esitysilmoitus Teostoon
1.1. - 31.3. 30.4. mennessä
1.4. - 30.6. 31.7. mennessä
1.7. - 30.9. 31.10. mennessä
1.10. - 31.12. 31.1. mennessä

Miksi esitysilmoitus täytyy tehdä?

Konserteista, keikoista ja muista elävän musiikin tapahtumista maksettavat esityskorvaukset ovat tärkeää tuloa musiikin tekijöille ja musiikkikustantajille. Monet säveltäjät ja sanoittajat eivät itse esitä tekemäänsä musiikkia, joten heidän tulonsa riippuvat siitä, tekevätkö heidän säveltämänsä, sanoittamansa tai sovittamansa musiikin esittäjät esitysilmoituksia.
 
Jotta voimme maksaa esityskorvaukset, tarvitsemme tiedot siitä, mitä ja kenen tekemää musiikkia milloinkin on esitetty. Tiedot esitetystä musiikista saamme parhaiten musiikin esittäjältä – tässä tapauksessa kuorolta.
 
Esityskorvaukset tilitetään ja maksetaan musiikin tekijöille ja kustantajille yhdistämällä tapahtumajärjestäjän ilmoittamat lipputulo- tai kuulijamäärätiedot esitysilmoituksissa annettuihin tietoihin tapahtumissa esitetyistä teoksista ja niiden tekijöistä. Jotta tiedot voidaan yhdistää, on erityisen tärkeää, että tapahtuman järjestäjän nimi ja tapahtuman päivämäärä ovat esitysilmoituksissa oikein ja että esitetyistä teoksista tekijätiedot mahdollisimman tarkkaan. Tarkka tekijätietojen ilmoittaminen on erityisen tärkeää silloin, jos teoksista on tehty useita eri versioita kuten esimerkiksi uusia sovituksia.
 
Yksityisistä perhe- tai ystäväpiirissä järjestetyistä tilaisuuksista (häät, syntymäpäivät, valmistujaiset jne.) esitysilmoituksia ei tarvitse tehdä.
 
Lisätietoja saa tarvittaessa Tapahtuma-asiakkaidemme asiakaspalvelusta.