Tapahtumaluvan ilmoittamispalvelu uudistuu loppuvuodesta 2025
Teoston käyttäjäasiakkaiden verkkopalvelu uudistuu osittain marras–joulukuussa 2025. Jatkossa Tapahtumaluvalla järjestettyjen tapahtumien musiikinkäyttö- ja osallistujatietojen ilmoittaminen on sujuvampaa.
Tapahtumalupa-asiakkaiden verkkopalvelu uudistuu marras–joulukuussa 2025. Jatkossa Tapahtumaluvalla järjestettävien tapahtumien laskutukseen vaikuttavat tiedot ilmoitetaan Teoston verkkopalvelun uudella puolella.
Laskutukseen vaikuttavia tietoja ovat musiikinkäyttötapa/-tavat, tapahtumien maksullisuus, myytyjen lippujen tulot sekä tapahtumien kävijämäärä.
Uudistus aiheuttaa verkkopalveluun lyhyen käyttökatkon, jonka tarkasta ajankohdasta tiedotetaan verkkopalvelun etusivulla.
Palvelu päivittyy automaattisesti jokaisen Tapahtumalupa-asiakkaan käyttöön, ja asiakkaiden ei tarvitse itse tehdä mitään erityisiä toimia päästäkseen käyttämään uutta palvelua.
Uusi ulkoasu on modernimpi ja selkeämpi – palvelu ohjaa eteenpäin ilmoitusta tehdessä
Tapahtumaluvan ilmoittamisen palvelun uudistuminen on osa Teoston verkkopalvelun modernisointihanketta. Koska palvelu on laaja ja erilaisia käyttökonteksteja lukuisia, verkkopalvelun uudistusta tehdään osissa. Tästä johtuen joillain asiakkailla saattaa olla sekaisin käytössä sekä vanha että uusi verkkopalvelu, joiden näkymät ovat keskenään erilaisia.
Tapahtumaluvan uudistunut palvelu on selkeämpi ja loogisempi kuin vanha palvelu. Ilmoittamispalvelu on myös suunniteltu ohjaamaan ilmoittajaa eteenpäin pitkin prosessia.
Näin luot uuden tapahtuman uudistuneessa palvelussa
Uudessa Tapahtumaluvan ilmoittamisen palvelussa tapahtumat jakautuvat kahteen pääluokkaan: yksittäisiin tapahtumiin sekä useasta osatapahtumasta koostuviin tapahtumiin. Koska valtaosa Teostolle ilmoitettavista tapahtumista on yksittäisiä, käydään läpi tapahtuman luominen ja tietojen ilmoittamisen tärkeimmät vaiheet.
Useasta osatapahtumasta koostuvat tapahtumat ilmoitetaan saman peruslogiikan mukaisesti. Tällöin kukin osatapahtuma on ikään kuin yksittäinen tapahtuma – eli valtaosa alla olevasta prosessista pätee suurempiinkin tapahtumakokonaisuuksiin!
Vaihe 1 – Luo uusi tapahtuma
Kun kirjaudut uudistuneeseen Tapahtumaluvan ilmoittamisen palveluun, päädyt tapahtumalistaukseen. Täältä löydät kaikki järjestämäsi tapahtumat – myös sellaiset, jotka olet ilmoittanut meille vanhassa verkkopalvelussa.
Pääset luomaan uuden tapahtuman klikkaamalla oikean ylänurkan sinistä nappia.
Vaihe 2 – Anna tapahtuman perustiedot
Seuraa palvelun ohjeita, ja anna tapahtumasi perustiedot. Huomaa, että palvelun oikeasta ylänurkasta löydät digitaalisen asiakaspalvelukentän, joka ohjaa sinua koko prosessin ajan.
Huomaathan, että tapahtuman voi perustaa järjestelmään jo ennen kuin se on järjestetty. Kun lisäät tapahtuman perustiedot verkkopalveluun jo etukäteen, saat muistutukset tapahtuman tietojen ilmoittamisesta deadlinen lähestyessä. Muistathan lisätä toteutuneet osallistuja- ja lippumyyntitiedot tapahtuman jälkeen!
Jos olet luonut tapahtuman vasta jälkikäteen, pääset lisäämään hintaan vaikuttavia tietoja (musiikinkäyttötapa/-tavat, tapahtumien maksullisuus, myytyjen lippujen tulot sekä tapahtumien kävijämäärä) klikkaamalla sinistä nappia.
Näin lisäät tapahtuman musiikinkäyttötiedot uudistuneessa palvelussa
Olipa tapahtumasi jo luotu tai uunituore, tärkeintä on lisätä tapahtuman tietoihin hintaan vaikuttavat tekijät mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen.
Vaihe 3 – Lisää hintaan vaikuttavat tiedot
Kun avaat yksittäisen tapahtuman näkymän, verkkopalvelu muistuttaa sinua siitä, mitä tietoja meiltä vielä uupuu. Muistathan ilmoittaa tiedot ajoissa – jos emme saa sinulta ilmoitusta, järjestelmä arvioi tapahtuman musiikinkäytön hinnan tapahtumapaikan kapasiteetin perusteella.
Arviolasku voi olla merkittävästikin suurempi kuin todellisiin tietoihin perustuva lasku, joten tiedot kannattaa ilmoittaa ajoissa. Jos ilmoitat tiedot viimeistään 14 päivää tapahtuman jälkeen, saat lisäksi 3% alennuksen tapahtuman musiikinkäyttökorvauksista!
Ilmoitathan kaikki musiikin käyttötavat, joita tapahtumassa on hyödynnetty.
Halutessasi voit myös lisätä liitteen tapahtumassa esitetyistä teoksista. Jos tapahtumassa on ollut esiintyjä, ohjelmiston ilmoittaminen on kuitenkin lähtökohtaisesti hänen vastuullaan.
Vaihe 4 – Lisää tapahtuman esiintyjät
Jos tapahtumassa on ollut live-musiikkia, lisää tieto esiintyjistä tapahtumanäkymästä. Jos esiintyjä on rekisteröitynyt Teoston verkkopalveluun, hänelle lähtee pyyntö ilmoittaa esitetty ohjelmisto. Jos varsinaista esiintyjää ei ole, vaan live-musiikki on ollut esimerkiksi yhteislaulua, ilmoita esiintyjäksi ”Tapahtuman yleisö”.
Näitä esitysilmoituksia hyödynnetään kerättyjen korvausten kohdistamisessa juuri niille oikeudenomistajille, joiden teoksia on esitetty, eli tapahtuman esiintyjien lisäämisestä on musiikin tekijöille ja kustantajille ihan aitoa arvoa.
Vaihe 5 – Vahvista tapahtuman tiedot
Kun olet ilmoittanut hintaan vaikuttavat tiedot ja lisännyt tapahtuman esiintyjät, muista vahvistaa tapahtuman tiedot! Kun vahvistat tiedot viimeistään 14 vuorokautta tapahtuman jälkeen, saat 3% alennuksen tapahtuman musiikinkäyttökorvauksista.
Yleisiä kysymyksiä ja vastauksia Tapahtumaluvan ilmoittamisen palvelun uudistukseen liittyen
Vanha käyttöliittymä oli minulle tuttu, voinko käyttää sitä edelleen?
Vanha käyttöliittymä poistuu uudistuksen myötä käytöstä, ja kaikki asiakkaat siirtyvät automaattisesti käyttämään uutta palvelua. Uusi palvelu voi vaatia pienen opettelun, mutta se on kokonaisuudessaan helpompi käyttää kuin vanha palvelu.
Mitä teen, jos en osaa ilmoittaa tapahtuman tietoja?
Uusi palvelu ohjaa ilmoittamisen prosessia digitaalisten asiakaspalveluviestien avulla (palvelun oikea ylänurkka). Seuraa opastusta ja lisää puuttuvat tiedot. Jos tulee totaalinen tenkkapoo, asiakaspalvelumme auttaa.
Tuleeko ilmoitettaviin tietoihin muutoksia?
Ei tule, samat tiedot ilmoitetaan uudessakin palvelussa.
Muuttuuko Tapahtumaluvan laskutus jotenkin?
Ei muutu.
Muuttuuko Tapahtumaluvan hinnoittelu jotenkin?
Tapahtumaluvan ilmoittamisen palvelun uudistus ei vaikuta Tapahtumaluvan hinnoitteluun.
Muuttuvatko Tapahtumaluvan ehdot jotenkin?
Tapahtumaluvan ilmoittamisen palvelun uudistus ei vaikuta Tapahtumaluvan ehtoihin.
Aiheuttaako päivitys käyttökatkon Teoston verkkopalveluun?
Aiheuttaa, mutta alle vuorokauden mittaisen. Tiedotamme käyttökatkon tarkasta ajankohdasta, kunhan se varmistuu. Seuraa verkkopalvelun etusivua, niin pysyt kartalla aikataulusta.
Vanha palvelu oli ajoittain hidas. Onko uusi palvelu nopeampi?
Paikoitellen on, paikoitellen ei. Uudessakin palvelussa erilaisia tietoja haetaan niin monesta eri taustajärjestelmästä, että tiedonhaussa voi joissakin näkymissä kestää joitain sekunteja.
Mistä saan lisätietoa tai apua ongelmatilanteisiin?
Teoston asiakaspalvelusta.