Henkilöstötapahtumien uusi aika – näin järjestät mahtavat etäpikkujoulut!

Pikkujoulut ovat työpaikan vuoden kierrossa tärkeä tapahtuma: Vuonna 2017 tehdyn pikkujoulukyselyn mukaan 67 % kertoo niiden merkitsevän mukavaa ajanvietettä ja mahdollisuutta ottaa rennosti työkavereiden kanssa. Pikkujoulut kohottavat myös tiimihenkeä (25 %) ja ovat ylipäätään monelle tärkeä traditio (22 %). 

Tänä vuonna suurin osa fyysisistä pikkujoulutapahtumista on jouduttu peruuttamaan ja keskuuteemme on periytynyt uusi käsite: etäpikkujoulut tai virtuaalipikkujoulut. Lokakuussa verottaja tiedotti, että työnantaja voi järjestää etäpikkujouluja ja muita etävirkistystilaisuuksia verovapaasti. Korona-aika onkin pakottanut firmat keksimään nyt uudenlaisia ratkaisuja yhteiseen hauskanpitoon.

Pikkujoulujen valmisteluun kuuluu normaalisti tilan etsiminen, ruokailujen ja juomien sekä ohjelman suunnittelu sekä esiintyjän hankkiminen. Ohjelmaan saattaa kuulua jotain hauskaa yhdessä tekemistä mutta pääpaino on kuitenkin yhdessäolossa. Varmaa on, että musiikki kuuluu jollain tavalla asiaan: joko tanssilattialla, esiintyjän muodossa tai vähintäänkin taustamusiikkina. Poikkeusta eivät tee etäpikkujoulut.

Kaikki mukaan etäpikkujouluihin!

Terveysyhtiö Mehiläinen on monena vuonna juhlistanut pikkujouluja 6.11., joka on myös yhtiön perustamispäivä. Tänä vuonna 111-vuotisjuhlan kunniaksi järjestettiin virtuaalinen juhla, johon osallistui eri puolilta Suomea tuhansia yrityksen työntekijöitä ja ammatinharjoittajia. Juhla järjestettiin ammattimaisesti, juontajinaan Marco Bjurström ja Jenni Aleksandrova.

”Henkilöstö on meille supertärkeä. Siksi juhlien peruuttaminen ei missään vaiheessa ollut vaihtoehto. Melko pitkään syksyn aikana pohdimme vielä hybridivaihtoehtoa mutta päätimme lopulta järjestää kokonaan virtuaalitapahtuman. Juhliin panostettiin kuitenkin ihan samalla tavalla kuin livetapahtumaankin”, kertoo Mehiläisen henkilöstöjohtaja Tatu Tulokas.

Mehiläisen työntekijät osallistuivat juhliin joko kotoa, pienemmissä tiimeissä turvajärjestelyin tai jopa työpaikalta käsin. Tulokas sanoo, että virtuaalijuhlista on saatu paljon kiittävää palautetta.

”Osallistujia oli varmasti paljon enemmän kuin livejuhlilla olisi ollut. Juhliin pääsi osallistumaan tasavertaisesti kaikilta paikkakunnilta ja myös iltavuorolaiset pystyivät saamaan osansa juhlatunnelmasta.”

Musiikilla on aina ollut Mehiläisen juhlissa keskeinen rooli. Myös aiempina vuosina henkilöstölle on osoitettu arvostusta valitsemalla esiintyjiksi eturivin artisteja. Tänä vuonna etäpikkujoulujen lavalle nousivat Kaija Koo, Pete Parkkonen ja Vesala. Ensiesiintymisensä teki myös Mehiläisen oma bändi BEEknd, jossa mukana oli mm. yhtiön toimitusjohtaja Janne-Olli Järvenpää.

”Valinnat tehtiin juhlia järjestävässä tiimissä sillä periaatteella, että jokaiselle jotakin”, arvioi Tulokas.

Virtuaalitapahtumassa sisältö ratkaisee

Mehiläisen etäpikkujoulu kuvattiin Merikaapelihallilta, jonne juontaja, artistit, bändi ja muutama Mehiläisen haastateltava kokoontuivat. Vuoden aikana suunnitelmat juhlista ehtivät muuttua moneen kertaan koronatilanteen vaihtuessa. Tapahtuman tuottajana toiminut Sisters Inc on järjestänyt tänä syksynä monia muitakin virtuaalitapahtumia.

”Yhteistä on se, että sisällön merkitys korostuu: kun kerran saadaan porukka kasaan, sisällön pitää olla todella mietittyä, ohjelman hyvin käsikirjoitettu ja tuotannon laadukas”, painottaa yhtiön toimitusjohtaja Osnat Mangs.

Mangs on iloinen, että kaikki yritykset eivät ole peruuttaneet tai siirtäneet pikkujouluja vaan tarttuneet myös virtuaalivaihtoehtoihin. Niihin pitää silti panostaa, vähintään yhtä paljon kuin livetapahtumaan, hän korostaa. Musiikki on keskeinen osa useimpia virtuaalijuhlia.

”Musiikilla luodaan vahva audiovisuaalinen elämys ja herätetään tunteita. Ja olemme tietysti iloisia, että voimme tarjota työtä tiukassa tilanteessa oleville musiikkialan ammattilaisille. Myös bändi ja esiintyjät olivat silminnähden hyvällä fiiliksellä päästessään keikalle.”

Yleisön osallistamista Mangs pitää tärkeänä osana etäpikkujouluja. Mehiläisellä käytettiin kuvakollaaseja, dj:lle lähetettyjä biisitoiveita, chattia, kyselyjä ja haastatteluja. Etäyhteyksiä otettiin pitkin maata eri ”kotibileisiin”.

”Onnistuimme luomaan fiilistä aivan ihmeellisellä tavalla! Se yhteishenki suorastaan puski ruudun läpi. Se on siis mahdollista etänäkin – mutta vaatii suunnittelua.”