13.12.2019 Teksti: Inka Huttunen. Kuvat: Suvi-Tuuli Kankaanpää

Teosto lähti vuoteen 2019 strategian päivittämisen merkeissä. "Halusimme tällä kertaa tehdä strategiaa koko henkilöstön voimin hyödyntäen kaikkien osaamista ja kokemusta", kertoo henkilöstöjohtaja Inka Huttunen.

Alkuasetelma oli vähintäänkin haastava: Teoston toimiala on ollut reippaassa murroksessa jo useamman vuoden. Musiikin käyttömuodot ja -tavat ovat sangen erilaiset kuin vaikkapa kymmenen vuotta sitten. On siis kyettävä uudistumaan asiakkaidemme muuttuvien tarpeiden mukana. 
 
Koska strategiaa toteuttamaan tarvitaan koko henkilöstö, halusimme ottaa heidät mukaan myös sitä tekemään. Teostolaisia on hieman yli 70 henkilöä, mikä on sinällään hyvä lähtökohta yhteisille strategiasessioille sekä aktiiviselle, eri näkökulmia hyödyntävälle vuoropuhelulle. Myös asiakkaat otettiin aktiivisesti mukaan kehitystyöhön esimerkiksi kyselyiden, haastatteluiden että yhdessä kehittämisen avulla. Tässä keskityn kuitenkin kuvaamaan, miksi juuri henkilöstö on avainroolissa Teoston tekemisessä. 

Keskustelua – niin digitaalisesti kuin kasvokkain

Strategian ensimmäinen kick-off-tapaaminen oli tammikuinen aamupäivä koko henkilöstön kesken. Kävimme yhdessä läpi strategiaprojektin ison tavoitteen: luoda konkreettinen ja uskottava visio sekä tie kohti tuota visiota. Pohdimme myös oppeja aiemmista strategiaprosesseista – missä olimme onnistuneet ja toisaalta mitä virheitä emme halua toistaa. 

Olimme alustaneet keskustelua jo ennen tapaamista strategialle omistetulla keskustelukanavalla aiheotsikoista digitalisaatio, henkilöstö, asiakkuudet ja verkosto. Varsinkin kick-offin jälkeen sähköisistä Teams-keskusteluista muodostui todella näppärä ja aktiivinen digitaalinen kohtaamispaikka.

Intensiivisin jakso strategian kirkastamisessa oli tammi-maaliskuu, jossa rakensimme suuntaa ja sisältöä työpajamenetelmällä. Työpajojen tulokset julkistettiin heti: Jokaisen tilaisuuden jälkeen siloittelemattomat luonnosversiot tuotiin esiin koko porukalle, jotta henkilöstö voisi antaa omat näkökulmansa ja huomionsa. 

Teamsin lisäksi mainioksi keskustelupaikaksi muodostui myös keväällä lanseeratut strategiakahvit – vapaamuotoinen ja -ehtoinen puolen tunnin kahvihetki, jossa käsittelimme eri sisältöjä kulloinkin läsnäolevan ryhmän kesken.

Kohti konkreettisia hankkeita

Huhtikuun alussa viisi strategista linjausta olivat valmiina! Niiden pohjalta syntyi peräti kymmenen hanketta, jotka olivat nousseet työpajoissa esiin. Tiesimme, ettei kannata haukata liian isoa palaa kerralla, joten ensimmäisen aallon toteutukseen otettiin näistä osa. 

Oli aika aloittaa varsinainen työ. Koko henkilöstön yhteisessä työpajassa tarkastelimme jälleen, mitä käytännön muutoksia uudet linjaukset voisivat tarkoittaa arjessa. Pyysimme myös koko henkilöstöä ilmoittamaan halukkuutensa tulla mukaan eri hankkeisiin. Näin syntyivät hankeryhmät. Jokaiselle hankeryhmälle nimettiin johtoryhmästä ”sponsori”, jonka tehtävänä oli tukea työskentelyä. Lopulta johtoryhmän sponsorit olivat varsin aktiivisesti ja kädet savessa työskentelyssä mukana – sen verran innostavia kysymyksiä hankeryhmissä käsittelimme. 

Käytännössä koko henkilöstö on halutessaan voinut osallistua syksyn aikana strategian käytännön tekemiseen joko hankeryhmätyöskentelyn tai Teams- ja strategiakahvikeskusteluiden kautta. Näiden lisäksi starttasimme Teoston historian suurimman henkilöstön kehittämishankkeen, kaksivuotisen ”Teosto-Akatemian” marraskuussa. Siinä jokaisella teostolaisella on mahdollisuus opiskella itselleen uutta, tulevaisuudessa tarvittavaa osaamista sekä suorittaa itselleen näytöin tehtävä erikoisammattitutkinto. 

Teosto-Akatemian pitkäjänteinen ja systemaattinen rakenne mahdollistaa myös sen, että uudet opitut asiat saadaan aidosti mukaan työn tekemisen arkeen. Kaksi kolmannesta teostolaisista tarttui tähän mahdollisuuteen!

Kolmannen yhteisen strategiapäivän pidimme marraskuussa. Siellä oltiin jo vahvasti konkretiassa ja keskusteltiin strategiasta ensi vuoden toimintasuunnitelmien kautta. 

Mitä hyötyä?

Jo tässä vaiheessa voimme sanoa, että Teoston strategia etenee konkreettisemmin kuin koskaan aiemmin. Henkilöstön osallistuminen on ollut ratkaisevan tärkeää useammasta eri syystä. 

1. Henkilöstön kautta keskusteluun ja osaksi päätöksentekoa on noussut asioita, jotka ovat olleet merkittäviä kokonaisuuden kannalta. Olemme päässeet ratkaisemaan niitä aitoja kipupisteitä, jotka hiertävät arjessa.

2. Strategian käyttöönottoon ei ole tarvittu erillistä koulutusohjelmaa tai jalkauttamissuunnitelmaa, vaan kaikki ovat olleet luontevasti osa strategian tekemistä ja eteenpäin vientiä. 

3. Yhteinen strategiatyö on parantanut ilmapiiriä ja työn merkityksellisyyttä. Uskallan väittää, että moni on tuntenut tämän yhdessä tekemisen mielekkääksi ja että oman äänen ja näkökulman näkyminen lopullisissa sisällöissä on merkityksellistä.

Olemme myös havainneet asioiden priorisoinnin ja poisvalinnan tärkeyden. On vaikeaa luopua hyvästä hankkeesta, mutta välillä se on välttämätöntä strategiakokonaisuuden eteenpäin saamiseksi. 

Työ strategian äärellä jatkuu. Olemme keskittyneet vuoden 2019 aikana erityisesti luomaan organisaatiolle valmiuksia. Tuleva vuosi 2020 on vahvasti konkreettista työn tekemistä uudella tavalla ja strategisten hankkeiden painopiste siirtyy suunnittelusta toimeenpanoon. Strategiakausi itsessään on kolmivuotinen ja meille jää paljon tehtävää myös vuoteen 2021, ennen kuin on jälleen aika katsoa strategian kirkastusta ja käytäntöön vientiä – koko henkilöstön kanssa yhdessä, tietenkin. 

Lue lisää:

Teostolla henkilöstö opiskelee porukalla

Teoston strategiset tavoitteet