Mitä promoottori tekee?

Sarjan edellisessä osassa perehdyimme siihen, kuinka ohjelmatoimistoissa työskentelevät keikkamyyjät voivat auttaa artisteja pääsemään yleisön eteen.

Yksistään keikkamyyjän apu ei aina riitä. Tiellä on vielä yksi este, jonka yli on päästävä ja joka on saatava vakuuttuneeksi omista kyvyistä ja vetovoimasta.

Ohjelmiston suunnittelu on promoottorin tärkein tehtävä, mutta tapauksesta riippuen työnkuva voi kattaa keikan kaikki järjestelyt aina siihen saakka, kun keikkapalkkiot on tilitetty esiintyjille. Promoottorin vastuulla on myös tapahtumien markkinoinnin eli promootion järjestäminen, mutta heitä ei sovi sotkea levy-yhtiöissä työskenteleviin promotion managereihin, jotka vastaavat puolestaan artistien markkinoinnista.

Säännöllisesti toimivilla konserttipaikoilla ja festivaaleilla on yleensä oma promoottori eli ohjelmavastaava. Lisäksi promoottoreita on ohjelmatoimistoissa, jotka järjestävät festivaaleja ja yksittäisiä tapahtumia sekä tuovat Suomeen ulkomaisia artisteja. Myös artisti voi toimia promoottorina, jos se järjestää konserttinsa itse ja ottaa siitä taloudellisen vastuun.

Promoottorin työstä kertovat Fullsteam Agencyn Aino-Maria Paasivirta, Nelonen Media Liven Janne Tamminen, G Livelab Tampere -klubin toimitusjohtaja Annamaija Saarela ja Meidän Festivaalin toiminnanjohtaja Petra Piiroinen.

Mitä promoottori tekee?

Aino-Maria Paasivirta: ”Yksinkertaisimmillaan kyse on siitä, että promoottori ostaa artistin edustajalta keikan, myy liput, markkinoi ja järjestää kaiken tapahtumaan liittyvän. Promoottori kantaa tapahtuman taloudellisen riskin ja vastaa taiteellisesta sisällöstä.”

Annamaija Saarela: ”Ensisijainen tehtävä on tuottaa tapahtumia, mikä lähtee liikkeelle artistien valinnasta ja ohjelman suunnittelusta. Sen jälkeen alkaa tapahtuman tuottaminen. Tehdään sopimus, laitetaan keikka myyntiin ja markkinoidaan sitä. Tekniset tuottajat huolehtivat, että keikalla on kaikki tarvittava. Kaikki tietysti kulminoituu keikkailtaan. Kun artisti tulee paikalle, pidämme huolen, että heillä on kaikki hyvin, ruokaa on tarjolla ja tekniset vaatimukset ovat oikein. Tuottaja on yleensä aina paikalla siihen saakka, että artisti lähtee ovesta ulos.”

Janne Tamminen: ”Työnkuva riippuu paljon siitä, kenelle ja mitä ollaan tekemässä. Kun aloin järkätä itse keikkoja Riihimäen nuorisotalolla, niin käsittääkseni olin jo jonkinlainen promoottori. Silloin tein aika lailla kaiken itse kaverien vähän autellessa. Nykyisessä työssäni päävastuualueena on ohjelmahankinnat meidän tapahtumiimme. Nelonen on niin iso talo, että tapahtumien jokaiselle osa-alueelle on omat tekijänsä.”

Petra Piiroinen: ”Meidän Festivaalin tapauksessa promoottorin työnkuva ei ole ihan perinteisin. Meillä on taiteellinen johto eli Kamus-kvartetti, joka huolehtii taiteesta eli esiintyjistä. Minä toiminnanjohtajana huolehdin toiminnasta eli toteutan kaikki taiteelliset toiveet. Meillä ei ole muita kokopäiväisiä työntekijöitä, joten huolehdin kaiken lähtien apurahoista ja muusta rahoituksesta, markkinoinnin, viestinnän, artistituotannon, sopimusasiat, yhdistyksen asioiden pyörittämisen ja kirjanpidon tilitoimiston kanssa.”

Miten festivaali- ja klubipromoottorin työtehtävät eroavat toisistaan?

Annamaija Saarela: ”Ne eroavat tosi paljon erityisesti työrytmiltään. Klubi on vähän niin kuin 365 päivää vuodessa tapahtuva festivaali eli eri tapahtumien valmisteluvaiheet menevät limittäin. Festareita taas suunnitellaan pitkään ja työ tiivistyy, mitä lähemmäs tapahtuma tulee. Kun festivaali on ohi, tulee suvantovaihe ennen seuraavaa.”

Aino-Maria Paasivirta: ”Festivaalipromoottorilla on tosi monta artistia lyhyen ajan sisällä ja kyse on tapahtumakokonaisuudesta. Klubeilla kyse on taas yksittäisistä illoista ja esiintyjät voivat olla todella erilaisia. Festivaaleilla keskitytään kokonaisuuden luomiseen ja klubeilla rakennetaan yksittäisiä onnistuneita iltoja. Varsinaiset työtehtävät eivät eroa kauheasti.”

Miten klassisen musiikin tapahtumien järjestäminen eroaa kevyen musiikin tapahtumista?

Petra Piiroinen: ”Klassisen musiikin puolella festivaalien ohjelmasuunnittelusta vastaavat yleensä taiteilijat. Toimiston väki toki osallistuu siihen, mutta käytännössä taiteilijoilla on päätäntävalta. Se on iso ero. Myös tulonmuodostus on erilainen. Kun isot popfestarit tekevät tuloa lipunmyynnin lisäksi alkoholimyynnillä, sellaista ei klasaripuolella juuri tapahdu. Lipunmyynti on merkittävä osa tuloista, mutta paljon haetaan myös apurahoja. Tuotantopuolella tapahtumat eroavat siinä, että me emme yleensä rakenna lavoja tai festivaalialueita vaan toimimme olemassa olevissa konserttipaikoissa. Meillä ei ole kahden viikon rakennusrupeamaa ennen festivaalia.”

Millä perusteilla promoottori valitsee esiintyjät keikoille?

Aino-Maria Paasivirta: ”Varmasti artistin kiinnostavuus on ykkösasia. On myös hyvä pitää mielessä, että se ei aina tarkoita pelkästään niitä, jotka ovat listaykkösinä. Monet genret ja alakulttuurit eivät näy listoilla, mutta niistä löytyy todella kiinnostavia artisteja. Lisäksi jokaisella promoottorilla on oma moraalinen kompassinsa, mikä vaikuttaa siihen, millaisten artistien kanssa haluaa toimia. Kun mietitään festivaaleja tai muita kokonaisuuksia, ainakin minulle on tärkeää se, että ohjelma olisi monimuotoista. Vetonaulojen lisäksi yritän koota monipuolisen ja taiteellisesti mielenkiintoisen kokonaisuuden.”

Janne Tamminen: ”Esimerkiksi Helsingin juhlaviikkojen Huvila-teltan taiteellinen lähtökohta on täysin erilainen kuin vaikka Suomipop Festivaali Jyväskylässä. Nykyisessä työssäni joudun ajattelemaan paljon sitä, mikä vetää ihmisiä, vaikka samalla pyrimme tarjoamaan taiteellisesti hyvän ohjelma. Esimerkiksi Suomipop Festivaalin konsepti on valmiiksi aika selkeä, koska se on Suomen suosituimman radiokanavan nimen alla. Kanavan musiikkivalinnat määrittävät pitkälti sen, mitä haluamme siellä tarjota. Lähtökohtana on, että siellä ovat suomalaisen popmusiikin kovimmat nimet viimeksi kuluneen vuoden ajalta. Nelosella on kolmetoista festivaalitapahtumaa, joten niiden välillä täytyy tehdä myös linjanvetoja, ettei hirveästi kilpailla itsemme kanssa.”

Annamaija Saarela: ”Klubillamme on noin 150 konserttia vuodessa ja kaikki lähtee siitä, minkälaista ohjelmaprofiilia me haluamme pitää yllä. Maksimikapasiteettimme on noin 250, joten volyymillä emme pysty kilpailemaan isompien keikkapaikkojen kanssa. Ohjelma täytyy miettiä niin, että saamme tarpeeksi nimekkäitä artisteja tarjoamalla heille jotain sellaista, mitä muut eivät pysty tarjoamaan. Meillä on mahdollista tehdä ekslusiivisempia konsertteja, joita he eivät voi tai halua tehdä isommissa paikoissa. Toinen tavoite on mahdollisimman laaja diversiteetti. Tarjolla on kaikenlaista isoimmista popmusiikin edustajista aina kokeilevaan elektroniseen musiikkiin, jazziin, maailmanmusiikkiin tai vaikka kamarimusiikkiin.”

Petra Piiroinen: ” Ohjelmisto valikoituu pitkälti sillä perusteella, mikä on kiinnostavaa juuri sillä hetkellä. Keskeisimmät kriteerit ovat varmasti ajankohtaisuus, kiinnostavuus ja korkea taiteellinen laatu. Meidän tapauksessamme ohjelmisto suunnitellaan myös vuosittaisten teemojen varaan.”

Miten esiintyjän keikkapalkkio määrittyy?

Aino-Maria Paasivirta: ”Usein artisti itse keikkamyyjänsä kanssa määrittelee keikkapalkkionsa. Se riippuu tietysti artistin suosiosta eli millä hinnalla ja kuinka paljon lippuja voidaan myydä keikkapaikalle. Se on kaikkein yksinkertaisin tapa hinnoitella artistin keikkapalkkio.”

Janne Tamminen: ”Lähtökohtaisesti keikkapalkkio määrittyy suosion mukaan. Tästä saa usein vääntää keikkamyyjien kanssa, koska heillä voi olla aika erilainen näkemys artistin arvosta kuin minulla. Monet tuijottavat vaikka Spotifyn kuuntelumääriä, mutta Nelosen kautta meillä on käytettävissä myös paljon omaa dataa. Esimerkiksi jollain nuorella artistilla voi olla muutama ihan suosittu biisi, mutta varsinainen suosio ei ole sillä tasolla, että siitä voisi maksaa yhtä paljon kuin valtakunnan ykkösartisteista.”

Annamaija Saarela: ”Yleensä se on aina neuvottelun tulos. Ostajalta vaaditaan siinä myös osaamista, että pystymme arvioimaan, mikä on oikea palkkio. Meillä artistin liksan pitäisi kertyä pääsylipputuloista, joten emme voi maksaa mitä tahansa. Aina palkkiosta ei päästä yhteisymmärrykseen artistin edustajan kanssa ja silloin keikka ei toteudu.”

Voiko artisti olla suoraan yhteydessä promoottoriin vai sovitaanko keikat aina ohjelmatoimiston välityksellä?

Aino-Maria Paasivirta: ”Jos mietitään esimerkiksi aloittelevia artisteja, niin tietysti voi olla yhteydessä ja kysyä esimerkiksi lämppärislotteja. Voi olla suoraan yhteydessä joko keikkapaikkaan tai kotimaiseen promoottoriin, jos on kyse esimerkiksi ulkomaisen artistin keikasta.”

Janne Tamminen: ”Jotkin artistit hoitavat keikkansa itse eikä se ole mikään kynnyskysymys. Vanhana tee-se-itse-punkkarina olen yhä sitä mieltä, että mitä enemmän ihmiset tekee itse, niin sitä parempi! Kaikilla ei vaan ole siihen mielenkiintoa tai resursseja, jolloin on järkevää ottaa ammattimainen taho tekemään myyntityö.”

Voiko artisti itse osallistua keikkojensa promootioon?

Annamaija Saarela: ”Artistien täytyy osallistua! Me suorastaan toivotaan, että artistit markkinoivat myös itse omia tapahtumiaan. Meillä on 150 keikkaa vuodessa todella monessa eri genressä, joten emme mitenkään voi tavoittaa kaikkien artistien faneja. Artistit itse tavoittavat omat faninsa parhaiten, minkä vuoksi on todella tärkeää, että he ovat mukana markkinoinnissa. Omien kanavien on syytä olla kunnossa ja keikkaa on promottava aktiivisesti.”

Keitä muita työntekijöitä promoottorilla on työssään apuna?

Aino-Maria Paasivirta: ”Kun puhutaan promoottorifirmasta, kuten Fullsteamista, niin promoottorin lisäksi on markkinointiosasto, tiedotus sekä tuotanto, joka käytännössä hoitaa sen, että venuella aukeaa ovet oikeaan aikaan ja festivaaleilla on lava pystyssä. Tosi tärkeitä ovat myös lipunmyynti ja taloushallinto. Organisaation koosta riippuen kyse voi olla kokonaisista osastoista tai sitten kyse voi olla yksittäisistä tekijöistä. Pienemmissä yrityksissä promoottori voi vastata myös tuotannosta itse.”

Janne Tamminen: ”Nelosella on musapuolella niin sanottu musiikkitiimi, jonka kanssa pohdimme tapahtumien musiikkikokonaisuuksia. Kun hankinnat on tehty ja varsinainen työ alkaa, niin päävastuu siirtyy tuotannolle, joka oikeasti kasaa tapahtuman. Siinä vaiheessa minun työni on jo aika pitkälle tehty. Tuotannon merkitystä ei voi koskaan painottaa liikaa, sillä ilman heitä tapahtumia ei olisi. Markkinointitiimi on myös olennainen yhteistyökumppani. He varmistavat, että hankkimalleni ohjelmalle on myös yleisöä.”

Annamaija Saarela: ”Meillä on tapahtumatuotantotiimissä vastaava tuottaja, tapahtumatyöntekijä, tuotantoharjoittelija sekä kaksi teknistä tuottajaa, jotka suunnittelevat teknisen puolen. Ravintolatiimissä meillä on ravintolapäällikkö ja kolme vakituista ravintolatyöntekijää sekä ekstraajia riippuen tarpeesta. Lisäksi on tapahtumien turvallisuudesta vastaava osasto.”

Petra Piiroinen: ”Festivaaliviikolla työllistämme koko joukon erilaista henkilökuntaa ja osan kanssa työ alkaa jo ennen tapahtumaa. Tapahtuman aikana meillä on suoraan työllistettynä seitsemän tuotantohenkilökunnan jäsentä, minkä lisäksi konserttipaikoissa työskentelee muita. Mukana on myös joukko innokkaita vapaaehtoisia, jotka tekevät todella hienoa duunia.”

Kuinka päädytään promoottoriksi?

Annamaija Saarela: ”Luulen, että tarinoita on yhtä monta kuin promoottoreita. Kaikilla tuntemillani kollegoilla on todella erilainen tausta, sillä varsinaista koulutusta Suomessa ei ole. Meitä yhdistää varmasti intohimo musiikkiin. Ainakin itselleni tärkeää on se, että haluan saattaa hyvää musiikkia ihmisten kuultaville.”

Petra Piiroinen: ”Suosittelen ehdottomasti alkuun vapaaehtoishommien tekemistä. Siitä kertyy kokemusta, minkä jälkeen on paljon paremmat mahdollisuudet päästä myös palkkatöihin. Itselleni avautui ovet harjoittelupaikkaan vapaaehtoistyön kautta. Parhaiten tähän työhön ovat minua valmistaneet kaksi työharjoittelua, jotka tein opintojen aikana. Ei tätä duunia koulunpenkillä opita.”

Janne Tamminen: ”Promoottorilla täytyy olla tietämystä siitä, miten asiat tulee hoitaa, ja myös näkemys siitä, minkälainen on hyvä ohjelma. Myös luonteeltaan täytyy olla sellainen, että pääasiallisesti tulee ihmisten kanssa toimeen. Itse rupesin alle parikymppisenä järkkäämään punkkikeikkoja, mikä johtui vain siitä, että kukaan muu ei niitä järkännyt. Sen jälkeen olen tehnyt musiikkialan hommia monesta eri kulmasta yli parikymmentä vuotta, mikä on ollut minun oppikouluni. Oman bändin kanssa tuli ensin kierrettyä maailmalla ja sitten muiden bändien kiertuemanagerina, mikä on opettanut live-maailman lainalaisuudet. Promoottoriksi tullaan tekemisen kautta.”

Musiikkialan ABC -juttusarja