Miten luoda houkutteleva webinaari tai virtuaalitapahtuma?
Virtuaalitapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola toteaa, että tapahtumiin tarvitaan tunnelmaa esimerkiksi musiikin avulla tai yllätyksellisyyttä. ”Tällä hetkellä monet istuvat koneen äärellä etäpalavereissa aamusta iltaan. Sitä samaa ei haluta enää webinaarissa tai virtuaalitapahtumassa.”
Virtuaalisen tapahtuman suurin etu on, että ne ovat vapaita maantieteellisistä rajoista ja monista fyysisistä esteistä. Voit saada paikalle moninkertaisesti yleisöä eri puolilta Suomea tai ympäri maailmaa. Virtuaalitapahtuma tarjoaa joustoa myös ohjelman suunnitteluun: kansainväliset esiintyjät ovat vain klikkauksen päässä.
”Korona-aika on näyttänyt, että asiakas- ja henkilöstötapahtumia voidaan hyvin järjestää myös virtuaalisena. Monet ovat yllättyneet siitä, kuinka hyvin ne toimivat. Välineet ovat kehittyneet todella nopeasti ja osa yrityksistä on lähtenyt rohkeasti kokeilemaan uudenlaisia digitaalisia tapahtumakonsepteja, kertoo tapahtumayritys Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.
Virtuaalitapahtumassa ohjelman houkuttelevuuteen ja toimivaan tekniikkaan on kuitenkin panostettava erityisesti: Etätyöaikana ihmiset eivät jaksa istua koneiden ääressä turhaan ja tapahtumasta on helppo poistua.
Suunnittele ohjelma vastaanottaja mielessä
Webinaaria tai virtuaalitapahtumaa järjestettäessä on tietysti tiedettävä, mikä on tavoitteesi järjestäjänä. Haluatko jakaa tietoa, sitouttaa asiakkaitasi, ilahduttaa henkilöstöäsi tai solmia uusia kontakteja? Tämä otetaan luonnollisesti suunnittelun lähtökohdaksi.
Jotta tapahtuma olisi yleisöllesi kiinnostava, ohjelma on kuitenkin suunniteltava ennen kaikkea kohderyhmän näkökulmasta: mikä heitä kiinnostaa tai innostaa? Mitä enemmän tiedät kohderyhmästäsi, sitä tarkemmin pystyt tapahtumaasi suunnittelemaan.
Etätapahtumissa ei välttämättä jakseta viettää aikaa yhtä kauan kuin livejuhlissa. Digitaalinen tapahtuma onkin hyvä pitää sopivan lyhyenä.
”Tällä hetkellä monet istuvat koneen äärellä etäpalavereissa aamusta iltaan. Sitä samaa ei haluta enää webinaarissa tai virtuaalitapahtumassa. Tarvitaan yllätyksellisyyttä tai erityistä tunnelmaa, jolla päästään porautumaan osallistujan ihon alle”, sanoo Aittola.
Inspiroi ja yllätä musiikilla
Webinaarien ja virtuaalitapahtumien suunnittelussa kannattaa käyttää luovuutta. Vaihtelua saa vuorovaikutuksella, kuten Q&A-sessioilla, haastatteluilla tai pelillistetyillä elementeillä. Woltti Groupin Aittola puhuu voimakkaasti osallistujakokemuksen rakentamisen puolesta.
Usein yleisöä innostaa luova esiintyjä tai muu ”yllätysnumero”, sanoo Aittola. Visuaalisuus ja kiinnostava äänimaailma korostuvat virtuaalitapahtumassa, jossa aistihavaintojen määrä on rajatumpi kuin fyysisessä tapahtumassa.
Musiikki on oiva keino yllättää kohderyhmä positiivisesti ja tarjota tapahtumasta mieleenjäävä kokemus. Se vaikuttaa voimakkaasti kuulijan tunnetilaan ja rakentaa vahvoja myönteisiä mielikuvia. Siksi se toimii erityisen hyvin asiakkaiden ja henkilökunnan sitouttamisessa.
Jo pelkällä taustamusiikin soittamisella on tutkimusten mukaan positiivinen vaikutus asiakaskokemukseen ja ostohalukkuuteen.
”Samalla tavalla, kun musiikki luo tunnelmaa ravintoloissa tai kauppakeskuksissa, se tekee sen myös virtuaalitapahtumassa. Jo televisio-ohjelmista on huomattu miten house band rytmittää ohjelman mainiosti”, huomauttaa Aittola.
Musiikki myös houkuttelee yleisöä: kiinnostava esiintyjä tai lupaus yhteisestä musiikkihetkestä esiintyjän kanssa erottaa tapahtumasi muista ja innostaa ihmiset mukaan.
Käytännön asiat kuntoon
Virtuaalitapahtumassa tekniikan on syytä pelata. Valitse alusta tapahtumasi tarpeiden mukaan. Riittääkö omien tietokoneiden kamerat vai tarvitaanko studiotasoinen livelähetys? Teknisiä alustoja on paljon saatavilla, esimerkkejä niistä ovat mm. Teams, Vimeo, Zoom, WebinarJam, GoToWebinar, Demio…
Laadukas videoyhteys ja korkea äänenlaatu ovat tärkeitä erityisesti, jos tapahtumassa on musiikkia. Vuorovaikutus esiintyjän kanssa on mahdollista järjestää jouhevammin: esimerkiksi yhteinen chat tai talk show esiintyjän kanssa on tilaisuus, jota livetapahtumassa harvoin saa.
Jos haluat esittää virtuaalitapahtumassasi musiikkia, tarvitset siihen todennäköisesti musiikin käyttöluvan. Luvan saat Teostosta. Teoston luvilla saat oikeuden käyttää kaikkea maailman musiikkia huoletta. Jos tapahtuma striimataan Teoston lisensoimilla alustoilla (YouTube, Facebook, Instagram) eikä sitä tallenneta, lupaa ei tarvita lainkaan. Lue lisää luvista, joita tarvitaan musiikin käyttöön verkossa.
Kerää palautetta ja tarkastele dataa
Paraskaan tapahtuma ei löydä yleisöään, ellei sitä markkinoida. Markkinointiin kannattaa ensisijaisesti valjastaa omat kanavat: uutiskirjeet, omat verkkosivut, omat somekanavat ja asiakasyhteydet. Pyydä myös henkilöstöäsi ja yhteistyökumppaneitasi jakamaan tietoa webinaaristasi.
Webinaarin jälkeen palaute ja osallistujadata ovat arvokasta tietoa tulevaa kehitystyötä varten. Osallistujilta kannattaakin kerätä suoraa palautetta mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen ja seurata myös keskustelua tapahtuman tiimoilta sosiaalisessa mediassa. Kiitä myös esiintyjiä ja jaa palautteen tuloksia myös heille.
Musiikin esittämiseen juhlissa ja tapahtumissa tarvitaan lupa riippumatta siitä, ovatko ne striimattuja vai fyysisiä tapahtumia. Lupamaksut ovat musiikin tekijöiden palkkaa, jonka me tilitämme heille.
Valitse oikea lupa tapahtumaasi- Suunnittele ohjelma kohderyhmän tarpeista lähtien
- Mieti ohjelman vetonaula – millainen esiintyjä tai tunnelma houkuttelee
- Varmista tekniikka, luvat ja käytännön asiat hyvissä ajoin
- Markkinoi tapahtumaasi aktiivisesti omissa kanavissa, somessa ja verkostoissa
- Kerää palautetta ja analysoi dataa jatkokehitystä varten
