Teosto pyrkii taloudelliseen tehokkuuteen
Tekijänoikeuskorvausasioiden hoitamisesta syntyy paitsi tulovirtoja, myös kuluja. Teoston kuluprosentti kuvaa sitä liikevaihdon osuutta, jonka se käyttää toimintansa kuluihin. Kuluprosentin mukainen summa vähennetään säveltäjille, sanoittajille, sovittajille ja musiikinkustantajille maksettavista korvauksista.
Kun kerättäviin korvauksiin lisätään Teoston sijoitustuotot ja vähennetään niistä toiminnan kulut ja kansalliset varat, jäljelle jää jakosumma. Se tarkoittaa rahamäärää, joka jaetaan oikeudenomistajille tilityksinä. Oikeudenomistajille maksettava tilitys on Teoston keskeisin palvelu ja sen kasvattamiseen tähtää myös Teoston taloudellinen tehokkuus. Viime vuosina Teoston kuluprosentti on ollut 15 prosentin luokkaa.
Mistä sitten Teoston kuluprosentti koostuu? Henkilöstökulut muodostavat menoista noin puolet. Teostossa työskentelee noin 65 henkilöä, jotka muuttivat uusiin toimitiloihin tänä vuonna. Talousjohtaja Heikki Saarinen kertoo, että uusien toimitilojen ansiosta vuokrakulut ovat pienentyneet puolella.
”Uudet tilat on optimoitu hybridityömallia varten. Koska osa tekee työnsä lähes aina etänä, kaikille ei tarvita työpistettä. Sen sijaan on tiimi- ja ryhmätyötiloja. Tämä vähentää neliöitä ja kustannuksia merkittävästi”, Saarinen sanoo.
Tiedonetsintä on usein käsityötä
Moni henkilöstöstä työskentelee tilitys- ja raportointitehtävissä. Siellä otetaan vastaan musiikin käyttäjien ja esiintyjien Teostoon lähettämät raportit ja viedään ne järjestelmiin käsiteltäväksi. Vuosittain osaston läpi kulkee noin 50 miljoonaa esitysriviä, josta suurin osa hoidetaan automaattikäsittelyllä.
Tilityspäällikkö Marja Isokangas kertoo, että osaston viisitoista asiantuntijaa tekevät kuitenkin edelleen paljon käsityötä.
”Raporttien käsittely on edellytys sille, että voimme maksaa tekijänoikeuskorvausten tilitykset oikein. Elleivät automaattiset tunnistusjärjestelmät tunnista esitettyä teosta, selvitystyö on tehtävä täällä käsin. Silloin tietoja tekijöistä etsitään esimerkiksi rekistereistä, joihin eri maiden järjestöt rekisteröivät teoksiaan ja ilmoittavat alueensa av-tuotantojen musiikkitietoja.”
Myös Teoston asiakkaiden tekemät esitys- ja teosilmoitukset ovat tässä työssä avainasemassa ja auttavat tunnistamaan teoksia ja tilittämään korvauksia nopeammin.
Teostiedon varastoinnista ja käsittelystä huolehtii kansainvälinen tietokanta ICE. Isokangas kertoo, että vaikka musiikin tunnistamiseen liittyvää automaatiota parannetaan ja järjestelmiä kehitetään jatkuvasti, ihmisillä riittää selvitystöitä.
”Joudumme aina miettimään, mihin aika riittää. Manuaaliset resurssit on keskitettävä hankalampien tapausten tunnistamiseen.”
”Raporttien käsittely on edellytys sille, että voimme maksaa tekijänoikeuskorvausten tilitykset oikein. Elleivät automaattiset tunnistusjärjestelmät tunnista esitettyä teosta, selvitystyö on tehtävä täällä käsin.
Asiakaspalvelu on laaja-alaista
Asiakaspalvelussa vastataan niin musiikin tekijöiden kuin lupia ostavien asiakkaiden puheluihin ja viesteihin. Myös henkilökohtaisia tapaamisia järjestetään mahdollisuuksien mukaan. Kaiken kaikkiaan asiakkaiden asioita on hoitamassa noin viidentoista hengen porukka.
Palveluneuvoja Anu Prinkkilä luettelee ulkomuistista litanian aiheita, joista asiakaspalveluun saatetaan ottaa yhteyttä: teosten ja kustannussopimusten rekisteröiminen, striimaaminen, teosten itsehallinnointi, verkkopalvelun käyttö, jakosäännöt, verotus, sovituslupien hakeminen ja perikunta-asiat. Musiikin käyttäjille myydään lupia, kerrotaan lupien hinnoittelusta, neuvotaan lupien muutoksissa ja laskutuksessa.
”Monet asiakkaamme tekevät kansainvälistä yhteistyötä, mikä herättää uudenlaisia kysymyksiä tilityksistä sekä teosten ja sopimusten rekisteröinnistä. Tekijänoikeuksia koskevia yhteydenottoja tulee myös suurelta yleisöltä.”
Asiakaspalvelupäällikkö Ville Mäkinen kertoo, että vuonna 2020 Teoston asiakaspalvelu hoiti 9 500 asiaa sähköpostitse ja vastasi yli 10 000 puheluun. Lisäksi otettiin vastaan ja käsiteltiin noin 1 100 tekijäasiakashakemusta.
Asiakaspalvelun jonot ovat erityisesti korona-aikana olleet aika ajoin ruuhkautuneita, kun muutoksia on ollut paljon. Kiireisimmät ajat ovat yleensä Teoston tilityspäivien ja käyttölupien laskutusten jälkeen.
Lisensoinnissa neuvotellaan ja kehitetään
Lisensointiosastolla neuvotellaan ja tehdään sopimuksia musiikkia käyttävien tahojen kanssa. Tärkeimpiä sopimuskumppaneita ovat radiot, tv-kanavat, online-palvelut ja tapahtumajärjestäjät. Lisensointijohtaja Markus Kaarto kertoo työn jakautuvan media- ja tapahtumalisensointiin. Musiikinkäyttölupiin liittyviä asioita hoitaa kahdeksan hengen tiimi.
”Tiimissämme on kolme tuotepäällikköä. Yksi vastaa av-alueesta eli television ja tilausvideopalveluiden lupa-asioista, toinen radioasiakkaista ja kolmas tapahtumapuolesta. Heidän lisäkseen lisensointityötä tekee muutama muu henkilö, joilla on vastuullaan Yleisradion, Sanoma-Median ja Warnerin kaltaisia isoja musiikkia toiminnassaan käyttäviä asiakkaita.”
Tuotepäälliköiden työhön kuuluu myös uusien, musiikin käyttölupien hankkimista helpottavien työkalujen kehittäminen.
”Korona-aika kasvatti livestriimauksen tarvetta ja musiikkia haluttiin käyttää uusilla tavoilla. Kehitimme niihin tarpeisiin uudenlaisia musiikin käyttölupia. Se teettää työtä, koska on otettava huomioon monen eri toimialan erityispiirteet.”
Lisensointitiimin työtä helpottavat kumppanuusjärjestelyt. NMP eli Network of Music Partners hoitaa kansainvälisten online-musiikkipalveluiden laskutuksen ja prosessoinnin. Olennainen osa online-alueen kansainvälistä yhteistyötä Teoston, tanskalaisen Kodan ja norjalaisen Tonon yhteisyritys Polaris Music Hub.
”Se neuvottelee käyttöoikeuksista esimerkiksi Spotifyn, Applen, YouTuben ja Facebookin kanssa kaikkien kolmen järjestön puolesta. Järjestely on kasvattanut neuvotteluvoimaa”, Kaarto sanoo.
Voimien yhdistäminen ja palvelujen ostaminen on katsottu tehokkaammaksi kuin vastaavan osaamisen rakentaminen Teoston sisälle.
”Tällä alalla investoinnit ovat suuria suhteessa useimpien järjestöjen toiminnan volyymiin. Sen vuoksi kustannusten jakaminen on järkevää”, talousjohtaja Saarinen kiteyttää.
IT-osasto kehittää ja korjaa
Teoston IT-järjestelmät tarvitsevat omat ammattilaisensa. Tietojärjestelmien käyttäjäksi Teosto hyppäsi ensimmäisten suomalaisten toimijoiden joukossa jo 1970-luvulla. Järjestelmien vanhetessa isoja uudistushankkeita on ollut vuosien aikana useita. Noin kymmenhenkisen tiimin lisäksi kehitystä ja ylläpitoa ostetaan myös ulkoisilta kumppaneilta.
Kehitystiimissä työskentelevä Kimmo Kauhanen kertoo, että IT-toiminnan ydintä ovat asiakkuustietojen ja musiikin myyntiin liittyvien tietojen ylläpitojärjestelmä, raportointi- ja tilitysprosesseja tukevat järjestelmät sekä verkkopalvelu oikeudenomistaja-asiakkaille.
”Työ on jatkuvaa ylläpitämistä ja kehittämistä. Aina tulee uusia tilanteita ja korjattavaa. Järjestelmien toimintaa muutetaan koko ajan paremmaksi ja tehokkaammaksi.”
Uudet tuotteet ja tilanteet – kuten jo mainittu livestriimaustapahtumien lupa – teettävät töitä. Järjestelmien muutostarpeita voi tulla myös verohallinnon, kilpailuviranomaisten tai patentti- ja rekisterihallituksen suunnalta.
Viime aikoina Teoston IT-kehityksessä on panostettu prosessien automatisointiin.
”Mukaan on tuotu robotiikkaa, esimerkiksi esitysilmoitusten käsittely ja asiakaspalvelun chattibotti. Se vapauttaa työntekijöiden aikaa tehtäviin, joita ei voi hoitaa automaattisesti.”
Tehokkuutta parannetaan
Vuonna 2020 Teoston kuluprosentti oli 15,6. Kulut ja niiden jakautuminen raportoidaan vuosittain tarkasti yhteishallinnointiorganisaatioilta edellytettävässä avoimuusraportissa.
Kulujen osuus ei ole sama kaikessa toiminnassa. Prosentit vaihtelevat sen mukaan, kuinka paljon menoja eri musiikin käyttöalueiden toiminta aiheuttaa, ja kulut pyritään kohdistamaan mahdollisimman tarkasti juuri siihen toimintaan, mistä ne aiheutuvat. Kohdistamattomia yleiskuluja syntyy esimerkiksi yleishallinnosta, viestinnästä ja lakiasioista.
Kuluprosenttiin vaikuttaa myös Teoston musiikin käytöstä keräämien korvausten määrä: mitä enemmän korvauksia tietyn tyyppisestä käytöstä (esimerkiksi tapahtumissa tai online-palveluissa) kerätään, sitä suurempi osa yleiskuluista katetaan kyseisen alueen korvauksista. Vuonna 2020 konsertti- ja tapahtuma-alueen tulot romahtivat koronapandemian vuoksi ja sen kuluprosentti nousi reilusti (27,8). Pienin kuluprosentti on puolestaan internetistä eli erilaisilta online-alustoilta (9,2).
Vaikka tekijänoikeusjärjestöt eri maissa julkaisevat avoimuusraporttejaan, kuluprosentin laskemiseen ei ole olemassa yhtä yleisesti hyväksyttyä kaavaa. Se mutkistaa kansainvälistä vertailua.
”Eri järjestöjen prosentteja ei kannata vertailla suoraan, Heikki Saarinen korostaa. – Joillain se on vähän alle kymmenen, toisilla yli 20.”
Talousjohtajan mukaan Teosto on taloudelliselta tehokkuudeltaan hyvää keskitasoa. Tavoitteena on edetä kohti kymmentä prosenttia.
”Merkittävää kehitystä on tapahtunut, mutta aina on varaa parantaa. Se tapahtuu pienten purojen kautta eli optimoimalla jokainen kuluerä. Parhaillaan on tekeillä suuria digi-investointeja, jotka tulevat parantamaan sekä toiminnan taloudellista tehokkuutta että asiakaskokemusta.
Kun musiikin käytöstä kerättäviin korvauksiin lisätään Teoston sijoitustuotot ja vähennetään niistä toiminnan kulut ja kansalliset varat, jäljelle jää jakosumma. Se tarkoittaa rahamäärää, joka jaetaan oikeudenomistajille tilityksinä. Oikeudenomistajille maksettava tilitys on Teoston keskeisin palvelu ja sen kasvattamiseen tähtää myös Teoston taloudellinen tehokkuus.
