Teoston uuden hybridityön mallin keskiössä on luottamus
Jokainen organisaatio tuntuu pohtivan juuri nyt, mikä on työn tekemisen malli etätyösuosituksen ja kokoontumisrajoitusten poistuessa. Rakensimme henkilöstön kanssa Teostoon hybridityön mallin, jossa keskiössä on luottamus, ja jossa työntekijät voivat itse valita, mistä käsin tekevät työnsä. Samalla vastuuta työn tavoitteiden saavuttamisesta ja omasta hyvinvoinnista sekä työn tauottamisesta korostetaan, mutta tähän annetaan myös tukea ja työkaluja.
Hybridityömme malli on yksinkertainen. Työntekijä valitsee työpisteensä sijainnin työpäivän sisällön ja tavoitteiden mukaan. Erilaisia työpisteitä on määritelty hiljaista, keskittymistä vaativaa työtä varten, yhteistyötä, oppimista ja innovointia varten, työmatkapäiviä varten sekä erilaisia kokouksia, työpajoja ja yhteisiä kokoontumisia varten. Asiakaspalvelulle on oma vyöhykkeensä, jossa puhelinasiakaspalvelun erityispiirteet on huomioitu mm. akustisissa ratkaisuissa.
Työntekijät tietävät parhaiten mikä työpiste sopii juuri tähän työpäivään.
Hiljaisen työn työpiste voi löytyä kotoa tai vaikkapa vapaa-ajan asunnolta, ja toimitiloistamme löytyy hiljaiselle työlle varattu alue nimeltä ”Keskittyminen”. Säännöt ovat selkeät: alueella ei jutella, ei oteta puheluita eikä osallistuta etänä kokouksiin. Tarkoitus on nimenomaisesti mahdollistaa syvää ajattelua vaativien työtehtävien hoitaminen näiltä työpisteitä.
On myös sallittuja ja suotavaa laittaa välillä Teams ja Outlook pois päältä, jotta keskeytykset eivät katkaise ajatustyötä.
Toimiston vuorovaikutusalue on tarkoitettu suunnittelu- ja ryhmätyölle
Kotitoimistojen etätyöpisteet ovat tunnetusti jokaisella erilaiset, mutta niiden ergonomiaan saa apua työfysioterapeutilta ja työpisteen varusteluun on annettu käyttöön ylimääräiseksi jääneitä näyttöjä, näppiksiä ja työtuoleja. Henkilöstömme on myös saanut ostaa hyväkuntoisia, sähköisiä työpöytiä hyvin edullisesti itselleen.
Kun päivän aikana on tarkoitus innovoida, rakentaa ja oppia yhdessä, suositellaan työpisteen valintaa toimitilojemme ”Vuorovaikutus”-nimiseltä vyöhykkeeltä. Vyöhykkeelle on rakennettu erityyppisiä työpisteitä ja tupapöytä- & sohvaryhmä, joiden ääreen on luontevaa kokoontua työskentelemään yhdessä. Täältä löytyy myös kahvikeittiö. Tällä vyöhykkeellä äänenkäyttö on sallittua ja nauru saa raikaa!
Työmatkapäivinä työpiste voi olla satunnaisesti vaikkapa autossa, lentokoneessa tai junassa – vaihdellen roolin mukaan. Alue-edustajamme tekevät paljon työtä tien päällä ja osa henkilöstöstä matkustaa työnsä vuoksi mm. Pohjoismaissa. Tällöin työpiste on liikkuva ja työntekijöiden on erityisellä huolella pidettävä mielessä kulloinkin vallitsevat tietosuoja- ja -turvaohjeistuksemme.
Kokouspäiviä on kaikilla, ja toimitilat tarjoavatkin ison määrän erilaisia kokous- ja neuvottelutiloja sekä työpajoihin sopivia huoneita. Modernit, digitaaliset työvälineet varmistavat sujuvan kokouskokemuksen myös niille, jotka eivät ole fyysisesti läsnä samassa tilassa – henkilöstömme luoma hybridityön visio kun on: ”Fyysinen ja digitaalinen työympäristö ovat tasa-arvoiset työn tekemisen ja tuottavuuden sekä viihtyvyyden kannalta.”
Ajatus on myös, että esihenkilöt kutsuvat tiiminsä kokoon aika ajoin yhteiseen fyysiseen tapaamiseen ja samoin koko työyhteisön yhteisiä tapahtumia on myös ohjelmassa – onhan toistemme tapaaminen tärkeä osa oppimista ja työyhteisöllisyyttä!
Työkyvyn ylläpitoon löytyy monia tapoja
Teoston hybridityön malli rakennettiin yhdessä henkilöstön kanssa. Jokainen pääsi osallistumaan tarpeiden ja toiveiden esittämiseen kyselyn kautta ja osa henkilöstöstä oli mukana työpajoissa, joissa tunnistettiin erilaiset käyttäjäprofiilit ja rakennettiin heidän tarpeitaan parhaiten vastaavat vyöhykkeet toimitiloihin. Lisäksi henkilöstö osallistui työntekijäkokemuksen kehittämiseen myös kyselyn ja työpajan kautta, jossa visio tasavertaisesta digitaalisesta ja fyysisestä työympäristöstä syntyi.
Riippumatta työpisteen fyysisestä sijainnista, on vaihtelun tuominen työpäivään erittäin tärkeää työkyvyn ylläpitämiseksi. Palautumisen varmistaminen työpäivän aikana antaa tietotyöläiselle paremmat edellytykset olla tuottava ja hyvinvoiva niin työssä kuin vapaa-ajallakin. Koko työyhteisömme samanaikaiset palaverittomat päivät, työpäivän tauottaminen, ergonomiasta huolehtiminen, taukoliikuntaan osallistuminen, kävelypalaverit ja työpäivän katkaiseminen kahtia ovat hybridityön mallin keinoja, joilla henkilöstöä houkutellaan pitämään huolta omasta hyvinvoinnistaan.
HeiaHeia-sovellus ja Kilometrikisa sopivat myös hyvin meidän kulttuuriimme ja ovat olleet työntekijöillä ahkerassa käytössä.
Yksi Teoston viidestä strategisesta linjauksesta kuuluu ”Teemme työtä uudella tavalla”, ja se
antaa meille jokaiselle luvan oppia ja kehittää omaa työtämme. Hybridityön mallin myötä voimme todeta ottaneemme aimo harppauksen oikeaan suuntaan.
Nyt toivomme tietysti, että pääsemme pian kokeilemaan, miten mallimme toimii koronan jälkeisessä arjessa. Samalla pääsemme vapauttamaan uudet toimitilamme täyteen käyttöön – etätyösuosituksen poistuminen ja kokoontumisrajoituksen höllentäminen ovat meidän markkerimme tämän päätöksen osalta.
